Sharp-Studie: Europa verbringt rund 25 Stunden pro Monat in Meetings

New Work, Office 4.0, Digitale Transformation – die Arbeitswelt und die Art der Zusammenarbeit verändern sich so schnell wie nie zuvor. Im Zentrum steht die zunehmende Vernetzung zwischen verschiedenen Teams, Abteilungen, Standorten und Stakeholdern. Das führt zu einem steigenden Bedarf an Absprachen, weshalb Mitarbeiter immer mehr Zeit in Meetings verbringen: Aktuell sind es rund 25 Stunden pro Monat, wie eine europaweite Studie* von Sharp Business Systems zeigt.

Dabei empfindet mehr als die Hälfte der Befragten Besprechungen als langweilig (56 Prozent) oder als nicht zielführend (59 Prozent). Die am häufigsten genannten Gründe: Mangelnde Abwechslung in den Abläufen, ungeeignete Räumlichkeiten und überholte technologische Ausstattung.

Die richtige Umgebung kann dabei unterstützen, Besprechungszeiten effektiver zu nutzen und gleichzeitig attraktiv zu gestalten. Sharp erläutert, welche Trends sich dabei für die Zukunft abzeichnen:

1. Raum für Ideen
Angesichts des zunehmenden Wettbewerbsdrucks gewinnen Kreativität und teamorientierte Innovationsprozesse in Unternehmen an Bedeutung. Um hierfür die geeigneten Rahmenbedingungen zu schaffen, müssen Arbeitsumgebung und Technologie Hand in Hand gehen. Es gilt, unterschiedliche Anforderungen zu berücksichtigen: Für gute Ergebnisse benötigen Brainstorming-Sessions ein anderes Set-up als Vorstandssitzungen oder globale Meetings, bei denen Remote-Teilnehmer zugeschaltet sind. Von offenen Begegnungsflächen über moderne Konferenzräume bis hin zu abgeschirmten „Huddle Spaces“ für Besprechungen im kleinen Kreis sind inspirierende Umgebungen und Anwendungen gefragt, die zur Interaktion einladen und die Entwicklung gemeinsamer Ideen unterstützen.

2. Das intelligente Büro
Die Büros der Zukunft sind geprägt von Konnektivität und Interaktion. Bereits heute bringt moderne Technologie Menschen über räumliche Grenzen hinweg zusammen und verbindet unterschiedliche Unternehmensbereiche, Projektteams und Standorte. Die Intensität der Zusammenarbeit nimmt immer mehr zu, was wiederum neue Anforderungen an Arbeitsumgebung und Technologien mit sich bringt.

Mit steigendem Bedarf an Besprechungen wird es für Mitarbeiter beispielsweise immer wichtiger, bei der Terminplanung eine schnelle Übersicht über geeignete Räumlichkeiten zu erhalten. Moderne Bildschirme erkennen mittels integrierter Sensorik, ob sich Personen im Meeting-Bereich befinden und schalten sich automatisch ein. Diese Information übermitteln sie an ein Raumbuchungssystem, das die Verfügbarkeit der Räume widerspiegelt. Wird ein gebuchter Konferenzraum nicht genutzt, kann er umgehend wieder freigegeben werden.

3. Sprachgesteuerte Meetings
Neben dem Potenzial des Internet of Things profitieren Meeting-Bereiche künftig verstärkt von künstlicher Intelligenz. Mit Technologien wie Gesichtserkennung und Sprachsteuerung lassen sich Meetings noch individueller und zielgerichteter durchführen. Die Entwicklung geht unter anderem hin zu interaktiven Whiteboards, die mithilfe von Spracherkennung Ideen und Gedanken von Teilnehmern visualisieren. Damit entfällt das Anfertigen von Notizen, ganze Arbeitsschritte werden automatisiert.

4. Virtuelle Zusammenarbeit
Die Art der Visualisierung von Informationen wird sich in den nächsten Jahren stark verändern. Arbeitsflächen werden zunehmend dreidimensionaler: Digitale Oberflächen und großformatige Displays, die sich per Touch, Gesten und Sprachsteuerung verwenden lassen, liegen im Trend. Mit Virtual Reality (VR) und Künstlicher Intelligenz (KI) eröffnen sich neue Dimensionen der Zusammenarbeit, bei der die bisherige Definition von Raum neu geschaffen wird. VR ermöglicht beispielsweise eine echte Meeting-Erfahrung, ohne tatsächlich vor Ort zu sein.

5. Verschmelzen von Mensch und Technologie
Mit dem technologischen Fortschritt steigt die Akzeptanz digitaler Lösungen in der Arbeitsumgebung. Bei allem Fortschritt muss der Mensch stets im Fokus stehen: Technologien sollten den Arbeitsalltag erleichtern und keinesfalls eine zusätzliche Hürde darstellen, sich nahtlos in die Umgebung integrieren und einfach zu verstehen sein. Erfolg haben in Zukunft Unternehmen, denen es gelingt, menschliche Fähigkeiten und fortschrittliche Technologien in Einklang zu bringen und die entstehenden Synergien bestmöglich zu nutzen. Organisations- und Führungskonzepte müssen dabei noch stärker als bisher hinterfragt und neu gedacht werden.

Besprechungen aller Art lassen sich in der richtigen Umgebung mit passender technologischer Ausstattung interaktiver, abwechslungsreicher und gleichzeitig strukturierter gestalten. Durch immer intelligenter werdende Bürotechnologien eröffnet sich ein enormes Potenzial in puncto Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass der nutzerfreundliche Ansatz stets im Vordergrund steht, denn auch im Büro der Zukunft geht es vor allem um Menschen und die Frage, wie sie möglichst gut und motiviert zusammenarbeiten.

*Über die Studie:
Die repräsentative Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in KMUs (100-499 Mitarbeiter) in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien wurde von Censuswide im Auftrag von Sharp Europe durchgeführt. Befragungszeitraum: 02.07.2018 – 17.07.2018. Weitere Informationen unter www.sharp.de/bettermeetings