Kabellose Präsentationstechnik für Meeting- und Konferenzräume
Wie funktionieren Collaboration und BYOD im Konferenzraum?
von Redaktion,
Stichworte wie Collaboration und BYOD gehören zu den Trendthemen, wenn es um Veränderungen im Büro und Arbeit 4.0 geht. Mittlerweile gibt es zahlreiche, sehr unterschiedliche Collaboration- und Präsentationssysteme im Markt, die jedoch häufig nur mit bestimmten Betriebssystemen kompatibel sind. Präsentationen im Meeting- oder Konferenzraum des Unternehmens vom eigenen Laptop oder Tablet werden somit zur Herausforderung. Es geht aber auch anders …
Wie kann die Zusammenarbeit und die Kommunikation eines Projekt-Teams verbessert werden? Collaboration oder BYOD können für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen eine Lösung sein.
Die Digitalisierung sorgt zunehmend dafür, dass sich sowohl Arbeits- und Bürowelten als auch die technischen Anforderungen in Meeting- und Konferenzräumen stark wandeln. Unternehmen sind bestrebt, die Zusammenarbeit und damit auch die Kommunikation zu verbessern. Das bedeutet auch: Völlig unabhängig vom Alter der Berufstätigen werden Collaboration- und Präsentationstechnologien in Zukunft Bestandteil aller Berufstätigen sein. Damit ändern sich nicht nur die Arbeitsweisen, sondern auch Erscheinungsbild und Ausstattung von Büro-, Meeting- und Konferenzräumen.
Denn auch wenn der Kern sogenannter Collaboration-Tools und -Lösungen oftmals softwarebasiert ist, so ergibt ihr Einsatz nur gemeinsam mit bestimmten Ausstattungs- bzw. Hardwarekomponenten einen Sinn. Schließlich versteht man grundsätzlich unter Collaboration die gemeinsame Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder Teams, welche durch elektronische Medien unterstützt wird. BYOD (Bring Your Own Device) bezeichnet hingegen die Möglichkeit, mobile Endgeräte in die Netzwerke von Unternehmen oder Schulen, Universitäten, Bibliotheken und anderen Institutionen zu integrieren.
Ursprünglich waren damit meist private Endgeräte gemeint, heute ist diese Option aber auch verstärkt für Business-Geräte gefragt: Laut einer im Jahr 2016 in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA durchgeführten Befragung des Forschungsunternehmens Vanson Bourne bringen 82 % der befragten Büromitarbeiter ihre eigenen Geräte zu Meetings mit und erwarten, dass sie sofort präsentieren können. Mittlerweile dürfte diese Zahl noch gestiegen sein. Doch was sich zunächst sehr allgemein und einfach anhört, ist in der Praxis leider oft weit entfernt von „selbstverständlich“. Denn schon allein der Versuch, das mitgebrachte Tablet oder Laptop mit den Collaboration- und Präsentationstools in einem Meeting- oder Konferenzraum zu vernetzen und so die Kommunikation zu vereinfachen, wirft nicht selten Probleme auf und kostet somit wertvolle Zeit und Nerven des ganzen Teams.
Konferenzräume brauchen künftig Collaboration- und Präsentationstools
Sofern denn überhaupt Collaboration- und Präsentationstools in solchen Räumen vorhanden sind, liegt die Krux oft darin, dass sie entweder nur mit bestimmten Betriebssystemen kompatibel sind oder eine spezielle Software erfordern, die der Anwender zunächst auf seinem Endgerät installieren muss. Wer keine Administratorrechte für beispielsweise sein Firmenlaptop besitzt, ist an diesem Punkt schon aufgeschmissen. Gerade in Räumlichkeiten, in denen die Vortragenden häufig wechseln, ist also eine Präsentations- oder Collaboration-Lösung erforderlich, die unabhängig vom Betriebssystem des zuspielenden Endgeräts funktioniert. Unabdingbar bei solchen unterstützenden Collaboration Tools ist auch, dass die Bedienung einfach, intuitiv und für jedermann verständlich sein sollte. Der Fokus muss auf der Zusammenarbeit liegen und nicht auf Kenntnissen darüber, wie die Technik funktioniert.
Eine solche Lösung ist beispielsweise ClickShare von Barco, ein Präsentationssystem, das die Verbindung mit dem Videosystem des Konferenzraums mit nur einem Klick herstellt. ClickShare besteht in der Basis-Variante aus einer Base Unit, die per Kabel – Strom, Netzwerk, HDMI und bei Bedarf Audio – fest mit der Projektionstechnik, dem Display oder der Videowall im Konferenz- oder Meetingraum verbunden ist. Darüber hinaus gibt es einen kabellosen, USB-betriebenen ClickShare Button, den Vortragende, die ihre Präsentation oder ihren Content auf dem Anzeigegerät des Konferenzraums darstellen möchten, einfach an ihren PC oder Mac anschließen. Nun müssen sie lediglich die Anwendung auf ihrem Endgerät starten, den ClickShare Button drücken, und schon erscheint der Content per WLAN in Full-HD-Auflösung auf dem Präsentationsmedium. Bei Verwendung eines Smartphones oder Tablets mit iOS- oder Android-Betriebssystem ermöglicht eine App das Teilen des Contents.
Der CS-100 ist das kleinste Gerät bei Barco ClickShare. Es eignet sich für kleine Meeting- und Tagungsräume, in denen Inhalte per Collaboration-Lösung geteilt werden müssen.
Kabellose Systeme lassen sich im Bestand leicht nachrüsten
Der optisch offensichtliche Vorteil eines solchen kabellosen Systems: Der unansehnliche Kabelsalat auf Meeting- und Konferenztischen hat ein Ende. Ein weiterer Vorzug insbesondere in Bestandsimmobilien ist, dass ein kabelloses Collaboration- oder Präsentationssystem ohne großen Aufwand in Sachen Anschlüsse und Verkabelung nachgerüstet werden kann – und zwar raumunabhängig und flexibel. Dabei ist es möglich, die eigene IT-Infrastruktur ohne Sicherheitsbedenken zu nutzen. „Generell sind drei Wege der Installation möglich“, erklärt Nico Schraml, der beim Distributor COMM-TEC als Produktmanager für ClickShare zuständig ist. „ClickShare kann komplett als Stand-alone-Lösung, im ‚Mixed Mode‘ teilweise oder in bestehende Netzwerke komplett integriert betrieben werden. Das gibt dem Anwender die notwendige Flexibilität und macht den Einsatz gerade in Bestandsimmobilien sehr einfach.“
Der neue ClickShare eXperience Management Server XMS110 ermöglicht auch für Firmen mit mehreren Anwendern die Konfiguration, das Monitoring und die Wartung der ClickShare-Flotte. Über ein Cloud-Portal kann das zentrale Management der Systeme auch als Remote-Service umgesetzt werden. Für die Integration in bestehende Netzwerke hat die Sicherheit der Systeme oberste Priorität. Die bestehende ISO-Zertifizierung (ISO 27001) unterstützt dies.
Die Version CSE-200 inklusive zwei ClickShare-Buttons umfasst zwei Buttons für gleichzeitiges Teilen durch zwei Personen auf dem Bildschirm.
Drei Varianten: von Huddle Rooms bis zu großen Konferenzräumen
Während sich die Basis-Variante CS-100 von ClickShare vor allem für kleine Besprechungsräume und Huddle Rooms anbietet, ist die Version CSE-200 außerdem für mittelgroße Seminar- und Tagungsräume geeignet. Sie beinhaltet zwei ClickShare Buttons, so dass auch zwei Besprechungsteilnehmer gleichzeitig in Split-Anzeige Content präsentieren können. Mit insgesamt vier Buttons zielt die Collaboration-Variante CSE-800 auf große Vorstandszimmer ab, da hier bis zu acht Benutzer gleichzeitig Content in 4K-Qualität auf dem Bildschirm teilen können. Voraussetzung hierfür sind allerdings zwei Displays oder Projektoren.
Die Collaboration-Variante CSE-800 zielt auf große Unternehmen ab, die ein System mit robusten Sicherheits- und umfassenden Konnektivitätsfunktionen benötigen.
Bei allen drei Versionen können außerdem zusätzliche Nutzer per App ihre Inhalte auf dem Ausgabemedium teilen. Auch dem Trend der Interaktivität durch Touchdisplay-Lösungen wird Folge geleistet. ClickShare CSE-200 und CSE-800 bietet mit dem Firmware-Update Touchback-Funktionen für interaktive Displays. Der PC kann so drahtlos übertragen und bedient werden.
CS-100 Huddle kommt ohne ClickShare Button und eignet sich daher für kleinste HuddleSpaces – ideal für kurze Catch Ups oder sofortiges Brainstorming mit einer begrenzten Gruppe von Mitarbeitern. (Bild: Barco)Das CSE-200+ hat zusätzlich zu den Features von CSE-200 noch einen integrierten HD-Switch, mit dem manuell zwischen verkabelten älteren Quellen (z. B. Kameras) und dem kabellos präsentierten ClickShare-Inhalt gewechselt werden kann. Außerdem besitzt es 4K-Unterstützung. (Bild: Barco)
Die verschiedenen Barco ClickShare-Versionen sind in Deutschland beim Distributor COMM-TEC für den Fachhandel zu den folgenden Preisen erhältlich (zzgl. MwSt.):
