So klappt’s im Konferenzraum mit dem „richtigen” Ton

Meeting- und Konferenzräume sind Orte des Austauschs und der Kommunikation. Hier sollte eine Atmosphäre herrschen, die den Dialog fördert. Was bei der Gestaltung häufig unterschätzt wird, ist die Bedeutung der akustischen Eigenschaften dieser sensiblen Bereiche. KommunikationsRaum. sprach mit zwei Experten von Amptown System Company über die wichtigsten Kriterien im Bereich der akustischen Raumplanung.

Eine zentrale Rolle bei der Gestaltung von modernen Bürowelten nehmen Meeting- und Konferenzräume ein. Zahlreiche Aspekte sind dabei zu berücksichtigen: Funktion des Raumes sowie Zielgruppe, Unternehmensphilosophie, Möblierung, Materialien, Farben und Beleuchtung. Aber auch: Welche Medientechnik sollte integriert werden und in welchem Umfang? Denn sowohl in Meetings als auch bei Videokonferenzen kommt es auf eine ungestörte Kommunikation an. Eine Umgebung, in der sich Mitarbeiter und alle Beteiligten wohlfühlen, trägt unterstützend dazu bei.

Hinzu kommt: Die heutigen Arbeitsstrukturen erfordern ein immer höheres Maß an Flexibilität, und das macht sich auf mehreren Ebenen bemerkbar. Arbeitsplätze sind nicht mehr zwingend an feste Orte gebunden, Räume sind zunehmend offen und transparent gestaltet. Bevorzugte Strukturen aus Beton, Glas oder andere glatte Oberflächen beeinflussen hier jedoch durch Schallreflexion und weitere akustische Phänomene die akustische Qualität. Darin liegt eine große Herausforderung für Planer, den akustischen Raumkomfort so zu gestalten, dass die Kommunikation gefördert und Ermüdungserscheinungen durch anstrengende Raumakustik vermieden werden.

Doch worauf sollten Architekten und Innenarchitekten bei der Gestaltung von Meeting- und Konferenzräumen in akustischer Hinsicht achten? Das wollte Kommunikations- Raum.-Autorin Andrea Mende von Alexander Chiappa und Mauricio Salas Zurita vom ASC Sales-Team wissen. Als Spezialist für medientechnische Lösungen bietet Amptown System Company (ASC) seit über 25 Jahren Systemlösungen auf dem Gebiet der Medientechnik an. Diese umfasst Audio-, Video-, Licht-, Kommunikations- und Steuerungssowie IT- und Netzwerktechnik. Mit Vertretungen in Hamburg, Berlin und Frankfurt realisiert ASC auch Präsentationstechnik für Live-Kommunikation und Videokonferenzen für Unternehmen.

Schritt 1: Raumfunktion, Form und Materialien analysieren

An erster Stelle steht für die Experten von ASC zunächst die Analyse: „Wir hören zu und sprechen dann mit dem Kunden als Erstes den Bedarf ab. Was will der Kunde machen? Welche Funktionen sollen im Raum möglich sein, wie technisiert soll die Konferenz stattfinden, was ist der technische Background des Kunden? Wie soll das Bedienkonzept aussehen? Erst danach entscheiden wir über die technische Ausstattung“, sagt Alexander Chiappa. Mauricio Salas Zurita ergänzt: „Wichtig ist auch die Größe des Raumes. Handelt es sich um einen Konferenzraum für zehn oder für 50 Teilnehmer?“ Ebenso ist ein Faktor, welche Materialien im Raum vorhanden sind, wie sich diese schalltechnisch verhalten und wie sie sich optimieren lassen.

„Hier spielt auch die Decken- und Bodengestaltung eine Rolle“, so Alexander Chiappa. „In der Architektur gibt es mehr und mehr Diversifikation“, erläutert Mauricio Salas Zurita. „Man versucht, die Betonlandschaften zu brechen und menschenfreundlicher zu gestalten.“ Ein wichtiger Punkt betrifft die Geometrie des Raumes. Ist er klassisch rechteckig oder quadratisch, gibt es Beton- oder Glaswände? „Hier haben wir es fast immer mit transparenten Räumen zu tun,“ erklärt Mauricio Salas Zurita. „Liegen zum Beispiel Beton- und Glaswände parallel zueinander, entstehen akustische Phänomene wie Flatterechos, die es zu vermeiden gilt. Ein Blick in den Plan, und wir können feststellen, wo es möglicherweise zu Komplikationen kommt, und dem entgegensteuern.“

Checkliste akustische Raumplanung

• Wie ist die Raumgeometrie?
• Wie hoch ist die Nachhallzeit des Raumes bzw. wie hoch darf sie sein?
• Wie sind die Lichtverhältnisse?
• Welche Materialien sind vorhanden?
• Was kann schalltechnisch optimiert werden?
• Welche Funktionen soll der Raum erfüllen?
• Was ist an technischer Ausrüstung erwünscht?
• Welcher Einrichtungsstil ist bevorzugt?
• Soll Technik gezeigt oder verborgen werden?
• Welche Bedienoptionen sollen gegeben sein?

Schritt 2: Raumdesign auf Corporate Design und Medientechnik abstimmen

Bei der Decken- und Wandgestaltung kann der Architekt und Innenarchitekt selbst entscheiden und von spezialisierten Firmen etwa Wandpaneele aus Holz oder gepolsterten Textilien anfertigen lassen, die Raumhall schlucken oder den Hallanteil reduzieren. Solche Komponenten können auch genutzt werden, um die Technik passend zur Einrichtung zu verbergen, etwa hinter schallaktiven Schiebetüren. „Der momentan bevorzugte Stil bei vielen Kunden ist häufig puristisch, was rein medientechnisch betrachtet anspruchsvoll ist. Auftraggeber tendieren mehr zu Parkettboden als zu Teppich“, erläutert Mauricio Salas Zurita. „Man muss das von Projekt zu Projekt unterscheiden, wie sich Medientechnik hier ästhetisch einbinden lässt.

Passen etwa herkömmliche Lautsprecher nicht ins Designkonzept, können wir auch Modelle im Rahmen der physikalischen Parameter farblich nach Kundenwunsch anfertigen lassen. Solche Sonderlösungen bedeuten allerdings mehr Planungszeit und ein vorhandenes Budget.“ Laut Alexander Chiappa kann auch die Medientechnik selbst Teil der Corporate Identity sein: „Es ist schon ein Trend zu erkennen, dass man mit moderner Medientechnik auch sein Corporate Image darstellen will. Ein großer Multitouch-Screen im Raum kann durchaus den Innovationscharakter eines Unternehmens transportieren.“

Schritt 3: Benötigte Medientechnik und akustische Maßnahmen definieren

Im nächsten Schritt wird dann festgelegt, welche technischen Komponenten im Detail für den jeweiligen Raum verwendet werden sollen. Soll ein Meeting- oder Konferenzraum auch für Videokonferenzen genutzt werden, sind hier neben der üblichen Medientechnik noch zusätzliche akustische und beschallungstechnische Gesichtspunkte zu beachten: „Hier muss noch ein weiterer Faktor berücksichtigt werden: die Gegenstelle. Das menschliche Gehör hat die Gabe, sich der Raumsituation anzupassen“, betont Mauricio Salas Zurita. „Das, was wir herausschicken, ist das, was die anderen hören. Was drüben ankommt, hängt von uns ab.“ Denn seien die akustischen Bedingungen im Raum schlecht, würden die Beteiligten schnell müde und unkonzentriert. Sei der Raumkomfort jedoch gut, steige auch die Aufmerksamkeit.

„Hat man einen halligen Raum, besitzt die Gegenstelle keine intelligenten Mikrofone oder liegen parallel reflektierende Flächen vor, entstehen Flatterechos, die der Mensch nicht hört – das Mikrofon aber schon.“ Ideal sei dann, akustische Maßnahmen auch für die Gegenstelle vorzuschlagen. „Der perfekte Videokonferenzraum ist im Grunde wie ein TV-Studio: mit akustischen Maßnahmen an der Decke und einer guten Ausleuchtung“, so Alexander Chiappa. „Mit diesem Vergleich lässt sich das Gespräch mit einem Kunden sehr konstruktiv eröffnen.“

Insbesondere bei Videokonferenzen und der damit verbundenen Verwendung von Mikrofonen muss auch spezielles Augenmerk auf den Konferenztisch als solchen gelegt werden. „Werden die Mikrofone in den Konferenztisch integriert, ist es wichtig, diesen gegen Vibration zu entkoppeln“, betont Mauricio Salas Zurita. „Auch spielen Farben und Oberflächen eine Rolle. Glas oder zu harte Materialien sollte man möglichst meiden. Denn die Übertragung des Schalls und störender Geräusche geschieht über die Mikrofone. Das ist schon dann der Fall, wenn jemand etwas hinstellt oder auf den Tisch fallen lässt.

Akustische Raumplanung muss immer individuell betrachtet werden

Selbst mit all diesen Tipps zur Hand – eine Art generellen Leitfaden für die akustische Raumplanung gibt es nach Aussage von Alexander Chiappa nicht: „Wir würden uns freuen, wenn wir das in gebündelter Form an Architekten weitergeben könnten, aber es gibt auf diesem Gebiet einfach keine Standards. Form follows function – der Raum muss der Funktion folgen, nicht anders herum. In einem Konferenzraum möchte ich Konferenzen abhalten. Der Architekt darf sich hier als Dienstleister verstehen und arbeitet idealerweise gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Medientechniker daran, dass diese Funktion auch technisch optimal für die Menschen ermöglicht wird. Der Gestaltung sind dabei keine Grenzen gesetzt. Nur die Physik gibt uns Grenzen vor.“

Ob es sich dabei um einen Neubau, eine Bestandsimmobilie oder einen denkmalgeschützten Altbau handelt, spielt nach Ansicht der beiden ASC-Experten keine Rolle. „Natürlich wird die Umsetzung schwieriger, wenn wir erst im Nachhinein hinzugezogen werden“, sagt Maurico Salas Zurita. „Wir beziehen aber generell die vorhandene Architektur mit ein und alles, was zur technischen Gebäudeausrüstung gehört – das ist nicht nur die Medientechnik, sondern auch Licht, Heizung oder Belüftung. Wenn das Ergebnis den Austausch der Mitarbeiter fördert, ist das die beste Grundlage für kreative Kommunikation.“

www.amptown-system.com/de

Autorin: Andrea Mende