Change-Management: Ein wichtiger Faktor bei der Planung von Großraumbüros

Ein New Office bedeutet längst kein erfolgreich verändertes Büro. Der Weg von einer traditionellen Bürokonfiguration hin zur zukunftsorientieren Bürolandschaft ist gemeinhin lang. Dabei darf sich die Veränderung aber nicht nur auf räumlich-strukturelle und technische Faktoren beschränken, sondern sie muss sich auch in den Köpfen von Mitarbeitern und Chefetage vollziehen. Sven Bietau, geschäftsführender Gesellschafter der CSMM GmbH, erklärt, worauf es beim Change-Management fürs Großraumbüro ankommt.

„Mit neuen Arbeitsformen ändern sich auch Verhaltensweisen und Einstellungen. Wie Unternehmen diesen kulturellen Wandel moderieren, ist von großer Bedeutung. Change-Management unterstützt den Prozess, indem er für Mitarbeiter erlebbar wird“, erklärt Sven Bietau, geschäftsführender Gesellschafter der CSMM GmbH. Damit sich die Belegschaft im sich verändernden Büro wohlfühlt und ihr Potenzial entfalten kann, muss sie laut Bietau frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden. Dies würden Unternehmen auch zunehmend erkennen, so dass Bedürfnisse, Gewohnheiten und Ängste der Belegschaft ernstgenommen würden.

Top-Down-Entscheidungen sind passé

Bietau meint auch, dass klassische Top-Down-Entscheidungen abnehmen, während sich die Büroveränderung immer öfter im Rahmen eines demokratischen, offenen Prozesses gestaltet – und gestalten muss: „Change-Management gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit zu verstehen, wie der komplette Veränderungsprozess ausschaut. Zudem soll das Management den Mitarbeitern die Möglichkeit anbieten mitzuwirken und ihnen das Gefühl geben, Einfluss auf die Veränderung zu haben. Dies vermittelt Wahrhaftigkeit, Glaubwürdigkeit und Nachvollziehbarkeit. Ein solches Vorgehen motiviert die Belegschaft und erzeugt Verständnis und Akzeptanz.“ Vor allem aber senke es die Hemmschwelle, sich auf das Neue einzulassen. Laut CSMM wirkt sich ein funktionierender Change-Prozess zudem positiv auf die Bindung der Mitarbeiter aus, indem er es ihnen erleichtert, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren.

Das Wichtigste beim Change-Management: ein maßgeschneiderter Ansatz

Dabei gebe es jedoch keine allgemein gültige Lösung. Vielmehr verlange jedes Unternehmen nach einem maßgeschneiderten Ansatz. Allgemein gilt lediglich: Der Unternehmenstypus und die Altersstruktur geben die Richtung vor. Sven Bietau: „Change ist auf jeden Fall eine individuelle Geschichte. Je länger man in klassischen Büros gearbeitet hat, desto schwieriger gestaltet sich der Prozess und desto mehr Aufklärungsarbeit ist nötig. Umso jünger das Team, desto aufgeschlossener sind die Mitarbeiter gegenüber Veränderungen, dem Workplace-Design oder im Umgang mit der Technik.“

Ablauf: intern oder extern?

Laut Bietau wird Change-Management idealerweise nicht intern organisiert. „Die Moderation sowie die Organisation mit Hilfe eines Dritten ist sehr ratsam, weil ein Außenstehender glaubwürdiger erscheint,“ erklärt der Experte. Das bedeute jedoch nicht, dass das Management den Prozess aus der Hand gibt: „Je früher die Mitarbeiter eingebunden sind, desto besser. Aber Change-Management funktioniert nur mit festen Regeln, die das Management im ersten Schritt aufstellen muss. Anderenfalls wird leicht das Gefühl vermittelt, dass etwas nicht unter Kontrolle ist.“

Vorteile vs. Nachteile

Unternehmen müssen zudem eine Grenze ziehen, wo genau Mitarbeiter mitwirken können und sollen. Wünsche der Belegschaft, die nicht berücksichtigt werden, können schnell Unzufriedenheit verursachen, wodurch die Motivation sinkt. „Change-Management ohne einen fest geplanten Prozess garantiert Irritation. Für die Unterstützung der Mitarbeiter ist eine offene Kommunikation auf einer verständlichen Sprache unerlässlich“, sagt Bietau. „Als Architekten und Berater ist es unser Interesse, Impulse zu geben und Prozesse anzustoßen, die die Arbeitswelt verbessern. Und unsere Erfahrung zeigt: Den Change zu managen ist das ‘A und O’, damit er gelingt.“

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