Collaboration & Education: European Molecular Biology Laboratory
Videoconferencing in Forschungseinrichtungen
von Helga Rouyer-Lüdecke, Artikel aus dem Archiv
Immer mehr Forschungseinrichtungen arbeiten international bzw. verteilt an unterschiedlichen Orten. Dabei ist reger Austausch der Wissenschaftler untereinander unerlässlich. Diesen oft intensiven Kommunikationsbedarf deckt beispielsweise das European Molecular Biology Laboratory (EMBL) mit Videokonferenz-Systemen ab.
Das 1974 gegründete European Molecular Biology Laboratory (EMBL) gilt als führendes Forschungsinstitut in Sachen Molekularbiologie in Europa. An sechs Standorten in Heidelberg, Hamburg Barcelona, Grenoble, Hingston (UK) und Rom arbeiten mehr als 80 Forschungsgruppen. Die Einrichtung wird derzeit von mehr als 20 Mitgliedstaaten getragen. Zu den fünf Aufgabenbereichen des EMBL gehören neben der molekularbiologischen Grundlagenforschung die Aus- und Weiterbildung von Studenten und Wissenschaftlern aller Karrierestufen; die Bereitstellung von Dienstleistungen und Forschungs infrastruktur für Wissenschaftler in den Mitgliedstaaten, die Entwicklung neuer Instrumente und Methoden für die Biowissenschaften sowie der aktive Technologietransfer zum Nutzen der Gesellschaft und die Integration und Vernetzung der Lebenswissenschaften in Europa.
Die vielfältigen Aufgaben des EMBL sind auf die sechs Standorte verteilt. Die einzelnen Forschungsgruppen stehen in engem Kontakt miteinander und tauschen sich nicht nur untereinander regelmäßig aus, sondern auch mit Forschungskollegen weltweit. Zudem müssen die rund 200 Teilnehmer des internationalen Doktorandenprogramms über so genannte TAC-Meetings (Thesis Advisory Committee) regelmäßig Kontakt mit ihren akademischen Betreuern halten. All dies erfordert eine intensive Kommunikation, die früher mit zahlreichen Reisen verbunden war. Dies verursachte nicht nur hohe Kosten, sondern war auch äußerst zeitaufwendig.
Um den hohen Kommunikationsbedarf in der gesamten Organisation zu decken, setzt das EMBL schon seit vielen Jahren Videokonferenzsysteme ein und arbeitet dabei mit Audio Video Network Solution GmbH (AVN) aus Dreieich als Technikpartner zusammen. AVN berät das EMBL in Sachen Videokonferenztechnik konzeptionell, liefert die technische Ausstattung und leistet Support bei der Implementierung neuester Technologien. Aktuell sind am EMBL europaweit 19 Videokonferenzsysteme im Einsatz, die hauptsächlich von Heidelberg aus administriert werden. „Über unsere Systeme werden jährlich mehr als 1.300 Videokonferenzen abgehalten, von denen jede im Schnitt 50 Minuten dauert“, sagt dazu Udo Ringeisen vom EMBL Photolab, der mit seinen Kollegen für die Videokonferenzsysteme zuständig ist.
Die bisher verwendeten Systeme konnten zwar über das schnelle Datennetz der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) bis zu fünf Standorte einbinden. Wo jedoch die Bandbreite der Netzanschlüsse vor Ort nicht ausreichte, blieb die Übertragungsqualität oft ungenügend. Zudem waren Videokonferenzen an entsprechend ausgestattete Videokonferenzräume gebunden, deren Anzahl generell begrenzt ist. In Anbetracht der hohen Auslastung ist es so fast unmöglich, kurzfristig Videokonferenzen anzuberaumen oder daran teilzunehmen. Zudem sind viele Wissenschaftler häufig unterwegs und hatten bisher keine Möglichkeit, an einer Videokonferenz teilzunehmen oder sich per Telefon „einzuklinken“.
Daher wurde ein Videokonferenzsystem gesucht, das entsprechend dem hohen Kommunikationsbedarf der EMBL-Forscher schnell und flexibel Rechnung trägt. Letztendlich haben sich die Verantwortlichen beim EMBL für eine cloudbasierte Lösung von Lifesize entschieden, die neben anderen Vorteilen vor allem den der Flexibilität bietet: Das System lässt sich nicht nur in den Videokonferenzräumen nutzen, sondern auch mit Arbeitsplatzrechnern, Laptops, Smartphones und sogar Telefonen.
Cloudbasierte Videoconferencing-Lösungen von Lifesize (Beispiel Icon 700) (Bild: Lifesize)
Größere Meetings werden nach wie vor in den dafür vorgesehenen Videokonferenzräumen abgehalten. Mit speziellen schwenk- und zoombaren Kameras in Verbindung mit hochauflösenden großformatigen Displays ermöglichen sie die erforderliche Bild- und Tonqualität. Da viele Nutzer Videokonferenzen im kleineren Rahmen in Meetingräumen oder am Arbeitsplatz bevorzugen, können sie zu diesen Zweck beispielsweise einen PC mit einer mobilen Konferenzkamera oder nur mit einer Webcam verwenden. „Lifesize bietet nicht nur die gesamte Bandbreite an Geräten an, sondern stellt vor allem auch die erforderlichen Clouddienste im Hintergrund zur Verfügung“, erläutert Martin Bauer, Geschäftsführer der Audio Video Network Solution GmbH. „Über diese Clouddienste werden die lokal verschlüsselten Audio- und Videodaten in der Cloud von Lifesize zusammengeführt, und zwar auf Servern mit Standort in Deutschland. Die Nutzer benötigen daher keine speziellen oder multipointfähigen Geräte, sondern können schon mit Komponenten eine Videokonferenz durchführen.“
Als Endgerät für Videokonferenz per PC kommt grundsätzlich jeder PC oder Laptop in Frage. Damit kann der Nutzer zwar mit einem der üblichen Browser an einer Videokonferenz teilnehmen, aber da die Unwägbarkeiten der unterschiedlichen Softwarekonfigurationen zu Problemen führen können, empfiehlt es sich, die kostenlose App für Mac oder PC zu installieren.
Für die mobile Nutzung ist diese App mit identischer Benutzeroberfläche auch für Smartphones auf Android- und iOS-Basis verfügbar – eine Möglichkeit, die im EMBL von insgesamt rund 2.000 Usern genutzt wird. Die Teilnahme an einer Videokonferenz ist sogar per Telefon möglich. Hier hat Lifesize Einwahlnummern für über 60 Länder eingerichtet, mit denen der Nutzer zum Ortstarif einwählen und gegebenenfalls kostengünstig akustisch an einer Videokonferenz teilnehmen kann. Anrufe gehen auf allen Geräten ein, auf denen die App installiert ist, und der Nutzer kann entscheiden, welches Gerät er benutzen will.
Udo Ringeisen (rechts) vom EMBL Photolab bei einer Videokonferenz mit Martin Bauer, Geschäftsführer der Audio Video Network Solution GmbH (Bild: Horst Stegmüller)
Von den jeweiligen Geräten lässt sich zusätzlich beliebiger Content übertragen, z. B. Bilder oder Präsentationen. Bei geringen Bandbreiten oder schlechter Verbindung können die User auch nur den Audiostream nutzen, dabei aber dennoch Content übermitteln.
Ein Videokonferenz-Meeting kann auf verschiedene Weisen eingerichtet werden. So können Einladungen per Mail oder ICS-kompatible Kalender versendet werden. Einzelne Benutzer, Videosysteme oder Konferenzräume lassen sich direkt anwählen. Dazu können auf einfache Weise weitere Personen hinzugefügt werden; Gäste können sich über ihren Webbrowser oder ein anderes Videokonferenzsystem beteiligen.
In Heidelberg wird hauptsächlich ein Raumbuchungssystem genutzt, über das die Nutzer die Videokonferenzräume buchen und die einzuladenden Teilnehmer festlegen können. Die Administratoren bestätigen die Buchungen und teilen dem Einladenden die Verbindungsdaten für die Teilnehmer mit. Werden bestimmte Meetings öfter durchgeführt, können die User sie selbst verwalten und die Verbindungsdetails bei Bedarf an die Teilnehmer schicken. Üblicherweise wird bei Bedarf für jede Arbeitsgruppe ein Meeting eingerichtet, das auf unbestimmte Zeit bestehen bleibt.
Um daran teilzunehmen, benötigt ein Nutzer lediglich den Link und muss beim Einloggen seinen Namen angeben. Die dauerhaften Meetings werden in einer Liste geführt und können von dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden. Zweck Übersichtlichkeit können nur die Administratoren dauerhafte Meetings anlegen.
Bei Bedarf kann man eine Sitzung auch aufzeichnen und abspeichern; dies kann u. a. bei Schulungen hilfreich sein. So kann eine Schulungs-Session aufgezeichnet und dann von beliebig vielen Mitarbeitern angesehen werden.
„Diese offenen und benutzerfreundlichen Systeme werden von den Mitarbeitern sehr gut angenommen“, sagt Udo Ringeisen vom EMBL Photolab. „Im Laufe der Zeit hat es sich herumgesprochen, wie einfach das alles funktioniert, so dass die Zahl der Anfragen kontinuierlich zunimmt. Wir bauen daher unsere Systeme zusammen mit AVN weiter aus. Beispielsweise haben wir gerade erst in Barcelona ein neues System in Betrieb genommen, und in einem neuen Gebäude hier in Heidelberg werden wir natürlich nur die allerneueste Kommunikationstechnik einsetzen. Wir sind mit diesen Systemen insgesamt sehr zufrieden, und daher wird unser Videokonferenzsystem weiter wachsen – einerseits mit ausgebauten Videokonferenzräumen für hohe Qualität, andererseits mit lokalen und flexiblen Lösungen.“
Neben dem Hauptstandort in Heidelberg mit rund 1.000 Mitarbeitern unterhält das EMBL folgende Standorte:
In Hamburg und Grenoble untersuchen EMBL-Forscher die dreidimensionale Struktur von Proteinen in höchster Auflösung. Hierzu nutzen sie die Teilchenbeschleuniger (Synchrotrone), die das EMBL gemeinsam mit anderen Forschungseinrichtungen (DESY in Hamburg und ESRF in Grenoble) betreibt.
Das European Bioinformatics Institute (EMBL-EBI) in Hinxton (UK) unterhält die weltweit umfangreichsten, frei zugänglichen molekularbiologischen Datenbanken. Es ist ein Zentrum für Forschung und Dienstleistungen auf dem Gebiet der Bioinformatik.
Im italienischen Monterotondo bei Rom untersuchen die Wissenschaftler die Verbindungen zwischen Genom, Umwelt und neuronaler Funktion.
Am neuesten Standort in Barcelona steht die Entwicklung und Funktionsweise von gesunden und kranken Geweben im Vordergrund.
CTOUCH Hello Board überwindet technologische Hürden in Meetingräumen
Die Kombinierbarkeit aus Videokonferenzen, Präsentationen und die nahtlose Zusammenarbeit über verschiedene Plattformen hinweg stellen oft technische und organisatorische Hürden in Besprechungsräumen dar. Die Lösung? Das CTOUCH Hello Board als All-in-one-Lösung.
