BYOD mit Barco Clickshare

Das east Hotel in Hamburg bietet nicht nur entspanntes Wohnen, sondern auch Tagen ohne Vorbereitungsstress. Dazu trägt unter anderem BYOD mit Barco Clickshare, ein praktisches System im Konferenzbereich, bei.

Schon im Eingangsbereich wird deutlich: Das east Hotel in Hamburg ist anders. Das innovative Design stammt von dem Architekten Jordan Mozer, der fernöstlichen Charme mit westlicher Industriearchitektur verknüpfte. Seit der Eröffnung im Jahre 2004 ist das Design und Konzept des east Hotels mehrfach international ausgezeichnet worden. Das Motto „Asien begegnet Backstein“ gilt auch für den Konferenzbereich, der aus sieben teilweise kombinierbaren Räumen von 37 bis 197 m² Größe besteht. Die Räume gruppieren sich um ein großzügiges Foyer und eine eigenständige Tagungsbar.

Entspannung in den Pausen lässt sich im fernöstlich inspirierten cinema Garden finden. In dieser kreativen Atmosphäre – eingebettet in ansprechendes Design und trendiges Ambiente im Hotel – finden bis zu 200 Personen Platz für Erfahrungsaustausch, zur Erarbeitung neuer Strategien oder einfach „nur zum Tagen“.

Das absolute Highlight im gesamten Tagungsbereich stellt das east Cinema dar. In ansteigenden, mit Kuhfell bezogenen Sitzreihen finden knapp 80 Gäste Platz. Alle Besucher haben dabei freie Sicht auf die 4,5 × 2,25 Meter große Bildwand im 16:9 Format. Das east Cinema ist mit einem LCOS-Full-HDTV-Projektor ausgestattet. Die Tonwiedergabe entspricht THXUltra2. In Bezug auf Bild- und Tonqualität hält das east Cinema mit vielen Kinocentern mit.

Die Präsentationstechnik in den übrigen Konferenzräumen basierte bis vor kurzem ausschließlich auf Projektoren mit einer großen Zahl von Bodentanks, da die Räumlichkeiten flexibel nutzbar sind. Die Erstinstallation wurde durch die AV-Connect GmbH, Hamburg, durchgeführt. Dazu deren Geschäftsführer Markus Möhlmann: „Schon zur Eröffnung im Jahre 2004 forderte das east Hotel den Einsatz der seinerzeit fortschrittlichsten Komponenten für die Konferenzräume. Die hohen Ansprüche des east begleiten uns jetzt schon seit zehn Jahren, in denen wir auch Groß-Events im Hotel mit Mietgeräten ausstatten durften.“ Per Fingertipp auf Bildwand oder Monitor Im Zusammenhang mit der kabelgebundenen Präsentationstechnik kam es regelmäßig vor Beginn einer Veranstaltung zu den typischen „Anschluss-Problemen“.

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Christoper Groß, Technical Supervisor der east Group, findet deutliche Worte: „Eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung erscheint die Assistentin (in der Regel keine IT-Fachkraft), um für ihren Chef alles vorzubereiten. Fehlende Kabel oder Inkompatibilitäten zwischen den Auflösungen von Notebook und Projektor waren dann oft die Ursachen für ‚Noteinsätze‘ unserer Servicekräfte. Aus solchen Erfahrungen ist bereits 2013 in unserem Haus die Idee entstanden, auf Präsentationstechnik ohne Kabel umzusteigen. Zum damaligen Zeitpunkt war für uns eine konkrete Lösung aber noch nicht sichtbar.“

Zum Jahresende 2013 erstellte das east Hotel mit eigenen Mitteln die Ausschreibung für die Umgestaltung der Technik in den bestehenden Konferenzräumen. Dabei ging es im Wesentlichen um den Einsatz von großformatigen Monitoren an Rollständern in den kleineren Räumen, Austausch der vorhandenen Projektoren in den beiden größeren Räumen und dem Wunsch nach kabelloser Präsentation.

Einer der Anbieter schlug den Einsatz von Barco ClickShare vor. Groß dazu: „Dieser Anbieter ist zwar nicht zum Zug gekommen, aber bereits der Name Barco hat mich gewissermaßen überzeugt. Auf der ISE 2014 in Amsterdam habe ich mir ClickShare in allen Einzelheiten vorführen lassen. Danach stand für mich fest, dies ist genau das Produkt, von welchem wir zuvor für unsere Konferenzräume geträumt hatten.“ Den Zuschlag zur Realisierung erhielt letztendlich der langjährige Medientechnik-Partner des east Hotels, AV-Connect aus Hamburg.

Geschäftsführer Markus Möhlmann: „Über den Auftrag haben wir uns zwar sehr gefreut, mussten uns dann aber schnell mit dem Produkt ClickShare von Barco vertraut machen, da die Installationen kurzfristig erfolgen sollten. Der Hersteller Barco hat uns an Comm-Tec aus Uhingen als Distributor für dieses Produkt verwiesen.“ Projektleiter Karl-Björn Rindfleisch von AV-Connect ergänzt: „Die erste Installation von ClickShare stellte schon eine Herausforderung für uns dar. Dank der guten Unterstützung durch Nico Schraml vom Distributor Comm-Tec konnten wir die komplette Installation in dem vorgegebenen Zeitfenster problemlos über die Bühne bringen.“

Wireless LAN als Kern

Bring Your Own Device (BYOD) ist seit einiger Zeit ein geläufiges Thema im IT-Umfeld. ClickShare arbeitet nach einem vergleichbaren Prinzip: Der Referent bringt sein eigenes Gerät mit zur Veranstaltung. Dieses kann ein PC, Tablet oder ein Smartphone sein und muss über einen WLAN-Anschluss verfügen. Weitergehende technische Details, wie Auflösung des eigenen Gerätes bzw. des Monitors/Projektors und entsprechende Anschlusskabel für Bild und Tonübertragung, muss der Anwender nicht mehr berücksichtigen.

Rein äußerlich sehen die Basiseinheiten des ClickShare wie kleine Router aus. Auch ClickShare baut ein WLAN auf, über welches die Geräte der Nutzer angeschlossen werden. Die jeweilige Basiseinheit ist fest mit der Anzeigeeinheit, Monitor oder Projektor, verbunden. Das Gerät wird dabei mit der optimalen Auflösung angesteuert. Die Geräte der Nutzer senden die Daten mit ihrer jeweiligen Auflösung an das ClickShare. Die Umsetzung der verschiedenen Auflösungen für eine optimale Darstellung wird von ClickShare gewährleistet, das auch vorhandene Ton-Informationen überträgt. Darüber lässt sich auch die kabellose Anbindung an vorhandene Beschallungsanlagen realisieren.

Einfache Bedienung von Barco Clickshare

Zum ClickShare gehören einfache Bedienelemente, die sogenannten ClickShare Buttons. Auf den ersten Blick wirkt ein solches Teil wie eine PC-Maus mit einem etwas zu kurz geratenen USB-Anschlusskabel. Der ClickShare Button ist ein Schalter, welcher seinen jeweiligen Status (nicht verbunden / verbunden / Anzeige Aktiv) durch deutliche optische Signale anzeigt. Drücken der Taste führt zum Statuswechsel.

Die ClickShare Button beinhalten die Plug&Play-Funktionalität für USB-Anschlüsse. Der Nutzer muss dafür nicht über Administratoren-Rechte verfügen. Im Übrigen stellt der Aufbewahrungsbehälter für die ClickShare Buttons ein echtes Design-Highlight in der gesamten Barco ClickShare-Familie dar. Alternativ unterstützt ClickShare die Bedienung über Smartphone oder Tablet-PC. Für die Betriebssysteme iOS (Apple) und Android stehen kostenlose Apps zum Download zur Verfügung. Deren Design und die Bedienbarkeit sind den ClickShare Buttons nachempfunden. ClickShare erlaubt es, in einer Veranstaltung die Informationen mehrerer Teilnehmer gleichzeitig anzuzeigen. Bis zu vier der angeschlossenen Geräte können dabei die Bildschirminhalte auf die Anzeigeeinheit geben. ClickShare ordnet jedem Gerät dann automatisch ein Viertel des Bildschirms zu.

Installation und Inbetriebnahme von Barco Clickshare

In den beiden größeren Konferenzräumen des east Hotels sind auch weiterhin Projektoren (Panasonic PT-EZ770) zusammen mit jeweils einer ClickShare CSC Base Unit fest installiert. Für die fünf kleineren Räumlichkeiten wurden 70″ bzw. 80″ Monitore (Sharp Aquos) mit rollbaren Unicol-Stativen angeschafft. Die kleinere ClickShare CSM Base Unit ist als fester Bestandteil der gesamten Mobileinheit dabei auf einer integrierten Konsole befestigt. „Die Installation der neuen Geräte ging vergleichsweise zügig über die Bühne“, so Projektleiter Rindfleisch „aber dann folgte die ‚Findungsphase‘.

Es galt für jede ClickShare Basis-Unit den richtigen WLAN-Kanal für einen stabilen und störungsfreien Betrieb zu finden. Dabei hatten wir es nicht nur mit den Netzen aus dem Hotel selber zu tun. Auch private Netze aus benachbarten Wohnhäusern strahlen leider bis in den Konferenzbereich des east Hotels hinein.“ Mit einem 14-seitigen Support-Dokument zum Thema WLAN („Wi-Fi and Security Considerations for ClickShare“) macht Barco deutlich, dass man sich auf Seiten des Herstellers auch dieser Problematik bewusst ist.

Erfahrungen mit der Nutzung

Christopher Groß vom east Hotel über die Reaktionen der Tagungsteilnehmer: „Die ersten Erfahrungen mit der Nutzung von ClickShare sind mehr als positiv. Referenten, welche niemals zuvor mit einem solchen System gearbeitet haben, sind in der Anfangsphase auch schon mal ein wenig irritiert. Die Irritation wird aber ganz schnell von Begeisterung abgelöst. Auch für unser Servicepersonal hat sich die Stressphase vor Beginn von Tagungen deutlich entschärft.

Bisher hatten wir nur einen Referenten, dessen Firmen-PC so abgesichert war, dass die Nutzung der Plug&Play-Funktion nicht möglich war. Für solche Fälle greifen wir auf die immer noch vorhandene ursprüngliche Verkabelung zurück.“ Der praktische Test mit eigenen Geräten (Lenovo ThinkPad T400S Windows 7 / Apple iPhone 4 / Smartphone Samsung GT-S5830) bestätigt die Erfahrungen des east Hotels: ClickShare anschließen, Anwendung starten, einloggen in das WLAN des ClickShare, das sind die drei schnellen Schritte zur kabellosen Präsentation. Das Laden der ClickShare Apps war letztendlich im gesamten Testablauf am zeitaufwendigsten.

ClickShare entkoppelt die in den Tagungsräumlichkeiten vorhandene Technik von den Geräten, welche die Referenten mitbringen. Zusätzlich lassen sich Veranstaltungen durch aktive Einbeziehung mehrerer Teilnehmer abwechslungsreicher und interessanter gestalten. Einfach die perfekte Lösung für eine State of the Art Präsentation wenn denn die WLAN-Umgebung stimmig ist und die genutzten PCs nicht „abgeschottet“ sind.

Exkurs: BYOD

Bring Your Own Device (BYOD) ist die Bezeichnung dafür, private mobile Endgeräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones in die Netzwerke von Unternehmen oder Schulen, Universitäten und anderen (Bildungs-)Institutionen zu integrieren. Darunter verstanden werden auch Organisationsrichtlinien, die regeln sollen, auf welche Art und Weise die Beteiligten ihre eigenen elektronischen Bürogeräte (Smartphones, Notebooks, Tablets) zu dienstlichen oder schulischen Zwecken, insbesondere für den Zugriff auf Netzwerkdienste und das Verarbeiten und Speichern organisations- oder unternehmensinterner Daten nutzen dürfen (Quelle: Wikipedia).