Flexible Arbeitszeiten, Remote Work und Co-Working-Spaces – die Arbeitswelt befindet sich im Wandel hin zu immer fluideren und agileren Formen und Modellen. Parallel verändern sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen: Nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung und aufgrund eines Urteils des BAG ist die Zeiterfassung für Unternehmen in Deutschland zukünftig verpflichtend. Arbeitgeber stehen daher mehr denn je in der Verantwortung, zeitgemäße und sichere Zeiterfassungs- und Zutrittslösungen als Antwort auf die digital geprägte Arbeitswelt zu finden – und das branchenübergreifend.
Egal ob es um den Zugang zum Betriebsgelände, zum Firmengebäude, zur Produktionshalle oder zum Serverraum geht – in jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche sensible Bereiche, die spezielle Schutzmaßnahmen erfordern. Größtmögliche Sicherheit und Kontrolle in Gebäuden setzen dabei eine ständige Weiterentwicklung sowie innovative Technologien voraus. Mechanische Zylinder mit Schlüssel stoßen hier an ihre Grenzen: Hoher Verwaltungsaufwand, Missbrauch bei Verlust sowie eine fehlende Datenspeicheroption werden aktuellen Anforderungen an komplexe Schließsysteme nicht gerecht. Benötigen mehrere Personen zu verschiedenen Zeiten Zutritt zu unterschiedlichen Bereichen, führt in der heutigen Zeit kein Weg an einem elektronischen Zugangssystem vorbei, welches bei Bedarf erweitert und an die veränderten Bedürfnisse im Unternehmen angepasst werden kann. Dabei geht es nicht nur um die Berechtigung zum Eintritt in ein Gebäude, sondern auch um die Frage: Wer darf im Anschluss welchen Bereich betreten? In Gefahrenbereichen stellt die Dokumentation der Bewegung der Mitarbeitenden in einem Unternehmen beispielsweise einen weiteren wichtigen Aspekt dar.
Miditec P700: Das On- und Offline-Terminal mit integriertem RFID-Reader dient der Betriebsdatenerfassung und der Zeitwirtschaft. (Bild: Miditec)
Als effektive Alternative zu klassischen Schließzylindern bilden mechatronische Beschläge, wie milock Focus und das umfangreiche Programm der Miditec-Zutrittsleser, die Grundlage für ein effizientes Access-Management. Sowohl das batteriebetriebene Focus-System als auch die Wandleser unterstützen das berührungslose Kartenleseverfahren MIFARE sowie andere Lesertechnologien und sind optional mit Bluetooth Low Energy (BLE) ausgestattet. Über eine integrierte Bluetooth-Schnittstelle im Smartphone sind Schlösser somit per App steuerbar. Durch die kontaktlose Entriegelung via Chipkarte oder per App erfüllen die modernen Schließsysteme nicht nur hohe Anforderungen an Komfort und Sicherheit, sondern bieten zugleich die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Nutzerlizenzen zu differenzieren. Zutritt erhalten nur Inhaber von Chipkarten oder mobiler Software mit entsprechenden Berechtigungsprofilen. Auf Wunsch erfolgt zudem eine Protokollierung darüber, welche Chipkarte respektive welcher Mitarbeitende sich zu welchem Zeitpunkt Zutritt verschafft hat. Um dabei zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten, verriegelt das Schloss des Systems beim Einschnappen automatisch. Dank Anti-Panik-Funktion lassen sich die Türen jedoch jederzeit von innen öffnen.
Moderne Zutrittsanlagen zeichnen sich durch eine hohe Anpassungs- sowie Integrationsfähigkeit aus. Bei Terminals mit kabelloser Technik ist ein Nachrüsten im bestehenden Bau mit einem verhältnismäßig geringen Montageaufwand verbunden, da sich Elektronik und Sperrmechanik im Inneren der Tür befinden. Spezielle Systemlösungen lassen sich je nach Anforderung um entsprechende Komponenten ergänzen: Ausgereifte Technologien wie PIN, Bedrohungscode, Zutrittswiederholsperre, Bereichswechselkontrolle und Biometrie sorgen in sensiblen Bereichen für zusätzlichen Schutz. Hochsicherheit kann darüber hinaus durch spezielle Kontrollen wie beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip geschaffen werden, bei dem sich zwei Lesegeräte in einiger Entfernung zueinander befinden. Eine Aktivierung wird nur dann möglich, wenn zwei berechtigte Personen gleichzeitig an je einem der Lesegeräte agieren. Auch im Fall eines Stromausfalls sollte für ausreichend Sicherheit gesorgt sein: Eine integrierte Rückfallebene garantiert die uneingeschränkte Funktionsfähigkeit bei Netzunterbrechung im Offline-Modus. Durch die Kopplung des Zutrittsmanagements an einzelne Profile mit entsprechenden Zugriffsebenen und -bereichen lässt sich eine Zugangsberechtigung beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen ohne großen Aufwand entziehen.
Mit Fingerabdruck: Miditec P6050 ist ein Zeiterfassungsterminal mit zusätzlichem Identifikationsverfahren via Fingerprint. (Bild: Miditec)
Einmal eingerichtet, bieten derartige Systemlösungen beste Voraussetzungen und Anknüpfungspunkte für die Integration eines zentralen Zeitmanagements. Spätestens seitdem der Europäische Gerichtshof im Januar 2019 über die vollständige Arbeitszeiterfassung von Beschäftigten entschieden hat, ist eine entsprechende Erweiterung unerlässlich. Und die Thematik ist aktueller denn je: So sollen noch in diesem Jahr die Vorgaben des EuGH zur Einführung einer objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung in Deutschland gesetzlich verankert werden. Im Fokus stehen dabei die genaue Erfassung und Dokumentation von Arbeitsbeginn und -ende sowie die exakte Stundenanzahl einschließlich Pausen vonseiten der Betriebe. Sollten Unternehmen eine genaue Aufschlüsselung der Arbeitszeit ihres Personals nicht vorweisen können, drohen entsprechende Bußgelder. Wie die systematische Erfassung erfolgt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings sollte die Lösung rechtlich sicher sein und sich für jegliche Arbeitsform – mobil oder standortgebunden – eignen. Für die betriebliche Zeiterfassung vor Ort bietet sich in der Regel eine Verknüpfung von Zeit- und Zutrittsmanagement an.
Um den zunehmend komplexeren Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Kontrolle und Datenerfassung gerecht zu werden, bewährt sich branchenunabhängig für Unternehmen eine Kombination aus elektronischem Zutritts- und Zeitmanagement, die sich flexibel ergänzen. So sind beispielsweise die Hard- und Softwarelösungen von Miditec mit allen gängigen Systemen kompatibel, lassen sich leicht integrieren und individuell parametrieren. Mit einem Terminal im Eingangsbereich kann jedes Kommen und Gehen gebucht werden. Über eine integrierte Schnittstelle erhalten sowohl Zeit- als auch Zutrittserfassung Anschluss an eine Universalzentrale oder an bereits bestehende Systeme.
Dank zentraler Web-Software haben auch Mitarbeiter im Homeoffice Zugriff und können ihre Arbeitszeiten entsprechend festhalten. Voraussetzung für eine optimale und zielführende Umsetzung ist dabei ein mobiles Zeiterfassungs-Tool, welches sich zeit- und ortsungebunden einsetzen lässt. So können Angestellte ihre Arbeitszeit flexibel bestimmen und diese entweder per Browserlösung oder über eine gekoppelte App dokumentieren.
Smart per App: Öffnen und steuern vom Handy aus, Zutrittskontrolle und Raumsteuerung mit dem eigenen mobilen Endgerät (Bild: Miditec)
Moderne Zeitwirtschaftslösungen sind nicht nur effiziente Tools, um Arbeitszeiten zu erfassen, sondern verringern zugleich den Administrationsaufwand und sorgen für mehr Flexibilität. So finden beispielsweise gespeicherte Informationen Verwendung für die weiterführende Datenverarbeitung in einem entsprechend integrierten Lohn- und Gehaltssystem. In vielen Unternehmen gibt es unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, bei denen ohne professionelles System zur Personalzeiterfassung schnell der Überblick über Tarifsollzeiten, Fehlzeiten, Überstunden oder auch Raucherpausen fehlt. Parametrierbare Software-Module wie MTZ Time lassen sich bezüglich der Arbeitszeitmodelle den individuellen Anforderungen eines Betriebes anpassen wie beispielsweise Gleit- und Teilzeit oder Schichtdienst. Einmal entsprechend programmiert, werden Arbeits-, Zuschlags- und Fehlgrundzeiten automatisch berechnet.
Darüber hinaus können Unternehmen über die Software alle wichtigen Daten jederzeit abrufen. Dank übersichtlicher Personalzeiterfassung sowie Zeitkonten erhalten Vorgesetzte stets den Überblick über die personelle Lage in den verschiedenen Abteilungen: Wer befindet sich gerade auf Dienstreise? Wer ist aus anderen Gründen abwesend? Und wer hat aktuell Urlaub? Sogar Urlaubsplanungen können bis zu ihrer endgültigen Genehmigung bereits eingesehen und somit berücksichtigt werden.
Neben einer Dokumentations- sowie Kontrollfunktion dienen derartige innovative Systeme daher auch als effektive Planungshilfen. Zahlreiche Prozesse wie die Antragsstellung für Urlaube vereinfachen sich und schaffen Zettelwirtschaft ab. Davon profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Mit einem smarten Zeiterfassungssystem können Mitarbeitende per Smartphone, Tablet und PC über Inter- oder Intranet Zeitbuchungen vornehmen, Fehlbuchungen korrigieren oder Abwesenheitszeiten planen und beantragen. Das flexible System zur Personalzeiterfassung vereinfacht somit jegliche Routineaufgaben. Zusätzlich entsteht durch eine derartige Lösung Transparenz, die allen Parteien zugutekommt: Arbeitgeber können ohne viel Aufwand lückenlos alle Arbeitszeiten ihrer Angestellten nachweisen, während Letztere im Zweifelsfall ihre Mehrarbeit dokumentieren und entsprechende Vergütung geltend machen können.
Digitale Lösungen werden zunehmend genutzt, um immer flexiblere Arbeitsmodelle zu realisieren – weg von starrer Präsenzarbeit hin zu standort- und zeitungebundenen Formen. Entsprechend zeitgemäß und digital sollten sich auch Unternehmen aufstellen, wenn es um die erforderliche Dokumentation sowie den notwendigen (Schutz-)Rahmen geht. Rechtlich gesehen existiert hierfür zwar bisher kein Anlass. So schweigt die aktuelle Gesetzeslage noch bezüglich der konkreten Ausgestaltung der Zeiterfassung. Allerdings kann sich dies in Zukunft schnell ändern. Mit einer ganzheitlichen und smarten Lösung können Unternehmen die wachsende Datenflut effektiv managen und sich gleichzeitig als attraktiver und moderner Arbeitgeber auf dem Markt profilieren. Dabei bieten Webterminals externen Mitarbeitenden die Möglichkeit, unabhängig von standortgebundenen Erfassungsgeräten, Kommen- und Gehen-Buchungen vorzunehmen. Um gleichzeitig den Datenschutz zu gewährleisten, erfordert dies durchdachte, umfangreiche Regelwerke für die Nutzer in der Software, die genau definieren, welche Person welche Buchungen und Korrekturen vornehmen darf und welche jeweiligen Vorgesetzten bestimmte Vorgänge gegenzeichnen müssen. Alle durch Buchung vorhandenen Daten sind zudem geschützt. Selbst anschließende Korrekturen werden entsprechend dokumentiert, so dass jegliche Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Auch Mitarbeitende im Außendienst oder im Homeoffice sowie externe Abteilungen können sich sicher in den Workflow integrieren.
Bereits bei der Installation sollten klar umrissene Rollenprofile mit Zugriffsrechten festgelegt werden, damit Angestellte nur Zugriff auf für sie relevante Informationen erhalten. Vor Ort im Betrieb lässt sich das entsprechende Programm baukastenartig über Ein- und Durchgangsterminals mit entsprechender Koppelung an programmierbare Chipkarten kombinieren. Wer remote arbeitet, kann nur mit zugehöriger Befugnis auf gewisse Funktionen und definierte Daten zugreifen. Auf diese Weise kommen Unternehmen dem Datenschutz effizient nach und stellen sich gleichzeitig sicher und flexibler für die Zukunft auf.
Marc Hoffmeister, Geschäftsführer der Miditec Datensysteme GmbH in Bremen (Bild: Miditec)
Seit über 35 Jahren als einer der führenden Anbieter für Hard- und Softwarelösungen bei Produkten im Bereich des Zutrittsmanagements, der Raumautomation, Zeitwirtschaft und Gebäudesicherheit im Geschäft steht MIDITEC seinen Kundinnen und Kunden bei Fragen zu effektivem Personal- und Sicherheitsmanagement beratend zu Seite. Benutzerfreundlich auch über Intra- und Internet bedienbar passen sich die MTZ® Business Solution sowie MIDITEC Hotel Solution optimal an alle individuellen Bedürfnisse der Auftraggeber an. Durch eine individuelle Anpassung sowie hochwertig verarbeitete Materialien bietet beispielsweise das ER3500 Energiesparterminal eine optimale Komplettlösung für mehr Nachhaltigkeit, Komfort und Effizienz im eigenen Unternehmen.
