Digitaler Arbeitsplatz: Medientechnik im modernen Büro
Leitfaden Unified Communication und Collaboration
von Dominik Roenneke, Artikel aus dem Archiv vom
Krisenresistente Arbeits- und Kommunikationsformen sind seit der Corona-Pandemie sehr gefragt. Viele Unternehmen konzentrieren sich intensiv auf die digitale Transformation des Arbeitsplatzes und suchen nach zukunftsfähigen Lösungen.
Seit Beginn der Corona-Krise setzen Unternehmen und Institutionen viel mehr auf medial gestützte Arbeitstechniken – Lösungen zu geeigneten Arbeitsstrukturen sind gefragter denn je.
Sozusagen über Nacht mussten praktikable Lösungen gefunden werden, um Mitarbeiter möglichst effektiv vom Homeoffice aus anzubinden. Nach dieser Erstversorgung konzentrierten sich die Überlegungen auf den weiteren Verlauf der Einschränkungen in der Arbeitswelt.
So stellt sich in vielen Unternehmen und Institutionen die Frage, was langfristig im Blick auf den „Arbeitsplatz von morgen“ krisensicher entwickelt und realisiert werden müsste. Hierbei ist sicherlich sehr stark nach Branche und Unternehmensgröße zu differenzieren. Auch ist die Ausgangslage bei vielen Unternehmen sehr unterschiedlich.
Moderne Workspace-Strukturen unterstützen die effiziente Zusammenarbeit in Teams. Dank der digitalen Infrastruktur können dabei verteilte Teams in einem physischen Raum virtuell zusammengebracht werden. (Bild: Macom)
Wer schon immer mehrere Standorte miteinander vernetzt hatte und auf Videokonferenzlösungen wie beispielsweise Webex, Zoom oder Lifesize setzte, hat klarere Visionen als ein Unternehmen an einem Firmensitz mit ständig lokal arbeitenden Mitarbeitern, überschaubarem mobilen Außendienst und eher konservativer Grundhaltung.
Oliver Mack, Geschäftsführer der Macom GmbH, berichtete 2020: „Generell bekommt die ‚verteilte Arbeitsform‘ durch die aktuelle [Pandemie-]Lage, einen ganz anderen Schwung. Die letzten zehn, 15 Jahre wurden diese Arbeitskonzepte immer noch stiefmütterlich behandelt. Jetzt geht es um Produktivität und Effizienz im Regelbetrieb und in Ausnahmesituationen. Professionelle Medientechnik, Plattformen für Unified Communication mit Video Conferencing und Collaboration werden bei Geschäftsleitungen jetzt stärker wahrgenommen.“
Die Akzeptanz moderner Work-Space-Strukturen stiegt und steigt immer noch allgemein und wird selten infrage gestellt. Für die Umsetzung rät Oliver Mack: „Das Unternehmen braucht einen Verantwortlichen, der sich der Themen Work Space und Unified Communication annimmt. Die Zuständigkeit ist meistens nicht genau definiert und irgendwie an IT und Facility Management angedockt.“
Lifesize ist ein Cloud-basiertes System für Audio-, Web- und hochaufgelöste Videokonferenzen (Bild: Comm-Tec)
Ein Verantwortlicher, vielleicht unter der Bezeichnung „Digital-Manager“, müsse intensiven Einblick in die verschiedenen Bereiche des Unternehmens haben: Software- und Hardware-Strukturen, IT-Architektur, Medientechnik sowie Gebäudegegebenheiten und insbesondere Mitarbeiterbedürfnisse.
„Denn es geht darum, sich stärker mit den Nutzern und zukünftigen Entwicklungen zu befassen. Es geht auch intensiv um Grundlagen des Arbeitsrechts, Homeoffice-Vereinbarungen und auch um die DSGVO, damit alle Möglichkeiten der digitalen Entwicklung ausgeschöpft werden können“, so Oliver Mack.
Angesichts der Corona-Krise haben sich die Unternehmen nach schnellen Lösungen umgeschaut, berichtet Tobias Müllers, Product Management beim Distributor Comm-Tec: „Viele haben sich für den erstbesten Anbieter entschieden, ohne den Markt zu evaluieren. Dabei ist es sehr wichtig, eine Plattform zu wählen, die auch in fünf Jahren den Ansprüchen gerecht wird. Sie sollte interoperabel zu allen Marktbegleitern sein, eine ausreichende Datensicherheit sowie eine hohe technische Qualität mit Hersteller-Support bieten. Für langfristige Lösungen ist es sinnvoll, sich von mehreren Parteien unabhängig beraten zu lassen.“
Icon 700 ist ein Videokonferenzsystem von Livesize und ermöglicht 4k Cloud -Videokonferenzen mittels 4k UHD Zoom-Kamera (Bild: Comm-Tec)
Dabei ist es natürlich wichtig, dass die Unternehmen genau definieren, was wie genutzt werden soll, wie die Workflows aussehen sollen für Home-Offices, Huddle Rooms und Videokonferenzräume.
Eine besonders hohe Anforderung für Unternehmen ist die Anbindung von Mitarbeitern via Homeoffice. Hier zeigten sich gerade in der Krise typische Probleme: schlechte Verfügbarkeit von geeigneten Notebooks und PCs, unter Umständen begrenzte Leistungsfähigkeit von Internetzugängen bei den Anwendern, Bandbreitenprobleme an den Firmensitzen oder Engpässe in IT-Abteilungen bei Einrichtung und Administration.
Mitarbeiter mit stark limitierter Bandbreite beim Internetzugang im Homeoffice können nicht sehr effektiv auf benötigte Unternehmensdaten zurückgreifen. Nicht selten ist auch die Internetbandbreite am Unternehmenssitz zu schwach. Viele Unternehmen stellen deshalb ihren Mitarbeitern die Daten via Cloud zur Verfügung. Dann ist nur noch der private Internetzugang im Homeoffice ein begrenzender Faktor.
Lenovo ThinkSmart Hub 500 ist ein All-in-one Videokonferenzsystem mit Touchscreen, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher (Bild: Comm-Tec)
Aber was tun, wenn große Dateien im Workflow zur Verfügung gestellt werden müssen? Die lassen sich oftmals nicht via Cloud bereitstellen. Beispielsweise große CAD-Dateien mit zahlreichen Verknüpfungen auf firmeninternen Servern können eben nicht problemlos in die Cloud portiert werden.
Auch sicherheitsrelevante Daten dürfen das eigene Server-System meist nicht verlassen. Probleme beim Datenrückgriff aufgrund fehlender Internetbandbreite zeigen sehr deutlich, wie wichtig eine flächendeckende und leistungsfähige Internetversorgung im Grundsatz ist. Das bezieht sich auch auf die Mobilnetze, die für mobiles Arbeiten unterwegs an beliebigen Orten die zwingend nötige Datenanbindung darstellen.
Neben diesen IT-nahen Problemen stellt sich auch die Frage nach den Kommunikationsmöglichkeiten im Homeoffice. Das wird häufig mit Bordmitteln des Notebooks realisiert, kann aber über Zusatztechnik wie externe Headsets, Lautsprecher, Mikros sowie Kameras für bessere Videobilder optimiert werden.
Über AR-Anwendungen können Raumkonzepte nicht nur zwei-, sondern dreidimensional visualisiert werden. Das erhöht das Verständnis und erleichtert Abstimmungen. (Bild: Macom)
Vom Homeoffice aus kommunizieren Mitarbeiter nicht nur intern mit Kollegen, auch Vertriebsmitarbeiter sollen professionell und in repräsentativer Form mit Kunden in Kontakt treten können. Da sind Video- und insbesondere Audioqualitäten schnell geschäftsentscheidend.
Handlungsbedarf sieht Oliver Mack häufig auch in Bezug auf extern angebundene Standorte: „Bei Filialen wird zu oft aus dem Headquarter gedacht, Bandbreiten sind zu gering ausgelegt, und der lokale Support wird vernachlässigt. Hier müssen die Voraussetzungen für eine funktionierende verteilte Arbeitsstruktur erst noch geschaffen werden.“
Bei der Modernisierung des Work Space sollte das Unternehmen Bedarf und Anforderung genau analysieren. Dazu noch einmal Oliver Mack: „Der Bedarf an Huddle Spaces wird definitiv steigen“, er verweist dabei auf eine Studie aus 2018.
Es ist wichtig, Entscheider schon frühzeitig für Work-Space-Projekte zu begeistern. Mit der AR-/VR-Anwendung macomVIZ können die späteren Arbeitsräume schon in frühen Planungsphasen visualisiert und erlebbar gemacht werden. (Bild: Macom)
Damals befragte „Dimensional Research“ mehr als 1.000 Entscheider, Nutzer und IT-/AV-Verantwortliche nach dem Bedarf an kleinen Meetingräumen/Huddle Spaces. 93 % der Befragten gaben an, dass moderne Arbeitswelten mehr Huddle Spaces benötigen. 61 % sprachen sich für digitale Whiteboards aus, und 90 % forderten, dass „die Technologien einfach und benutzerfreundlich sein müssen“.
Die Corona-Krise dürfte diese eindeutige Einschätzung der Studie eher noch verstärkt haben. Folgerichtig sollten Entscheider in den Unternehmen nicht nur den Bedarf ermitteln, sondern insbesondere die Interessen der späteren Anwender inklusive Workflows berücksichtigen, damit die Nutzung des neu geschaffenen Work Space erfolgreich verlaufen kann.
In der weiteren Planung werden Architekten, IT- und AV-Planer wichtige Ansprechpartner. Huddle Rooms sind sicherlich überschaubarer ausgestattet als komplexere Videokonferenzräume, werden aber je nach Unternehmensgröße in höherer Zahl benötigt.
Im Huddle Room ist eine agile, zielgerichtete Arbeitsweise erforderlich. Dazu sollte möglichst einheitliche Medientechnik zur Verfügung gestellt werden, die ohne nennenswerte Vorbereitung an den Start gebracht werden kann. Externe Devices sollten mühelos verwendet werden können. BYOD, also „bring your own device“, sollte dabei einen benutzerfreundlichen und effektiven Einsatz finden.
Das neue Klick & Show von Kindermann funktioniert dank HDMI- bzw. USB-C-Schnittstelle am Transmitter Treiberlos. Der TOUCH-Transmitter wird als externer Bildschirm erkannt, als wäre ein Display direkt per Kabel angeschlossen. (Bild: Kindermann)
Hierzu gibt es verschiedene Drahtlos-Systeme wie beispielsweise „Klick + Show“ von der Firma Kindermann oder auch Barco ClickShare. Diese Systeme übertragen Bildsignale von Notebooks, Tablets und Smartphones an Displays im Besprechungsraum oder ermöglichen – wie das Barco CX-System – gleich auch die ganze Steuerung eines Meetings: „Bring your own meeting“ lautet Barcos Slogan. Die Ausstattung des modernen Work Space betrifft zum einen die IT-Architektur des Unternehmens, aber eben auch viele wichtige medientechnische Aspekte.
Diese erläutert Björn Seeger vom Planungsbüro Seeger aus Berlin: „In enger Zusammenarbeit mit der IT setzen AV-Planer und -Integrator die Medientechnik in den benötigten Qualitäten um. Sie haben das fachliche Know-how für Signalübertragung, Audio-Video-Processing, Raumakustik und Sensorik.“
Diese Kompetenzen werden nicht nur für Huddle Rooms mit professioneller medientechnischer Einrichtung benötigt, sondern auch für komplexere Anwendungen in Unternehmen. „Weiterhin wird es AV-Lösungen geben, für die es keine Standardprodukte gibt, wie anspruchsvolle Videokonferenzräume, Board Rooms mit hochwertigen Designansprüchen oder technisch komplexe Leitstände.“
Aufgrund der Erfahrungen in der Corona-Krise haben Unternehmen sicherlich für viele Arbeitsprozesse bereits individuelle Lösungen zur verteilten Arbeit entwickelt. Björn Seeger sieht hier beispielhafte Ansätze: „Nicht nur Videokonferenzen verringern unnötige Reisetätigkeit, gerade bei wiederkehrenden Prozessen und Abläufen. Auch virtuelle Besichtigungen mittels Kamera- und Sensorlösungen, der Einsatz von VR- und AR-Technologien oder auch 3D-Scans ermöglichen Besichtigung und Analyse ohne Präsenz.“
Derartige Optionen werden zukünftig an Bedeutung zunehmen und unabhängiger machen von äußeren Einflüssen. Für Unternehmen stehen dabei Lösungen im Vordergrund und nicht der Erwerb von einzelnen Hardware- /Software-Komponenten.
Die digitale Transformation, der Wandel hin zu modernem Work Space sowie der intensivierte Einsatz von Unified Communication- und Collaboration-Techniken werden bei den Unternehmen großen Aufwand für die Umsetzung erfordern. Als Dienstleister werden laut Oliver Mack gefragt sein: „Planer und Integratoren, die als Technologieberater und -manager zur Verfügung stehen. Sie sind Prozessanalysten, Lösungsarchitekten und Schnittstellenmanager“.
In den Vordergrund treten bei den Endkunden auch ausgeprägte Erwartungen an hohe Service- und Wartungsqualitäten sowie Leasing- oder Mietmodelle über den gesamten „AV Lifecycle“ hinweg als Alternative zur eigenen Investition.
