Das Büro der Zukunft

Fortschreitende Vernetzung und Digitalisierung verändern die Arbeitswelt und ermöglichen innovative Arbeitsstrukturen. Für eine Beschleunigung dieser Entwicklung sorgte auch die Corona-Pandemie.

(Bild: Eva Juenger)

Inhalt dieses Grundlagen-Artikels:

• Von der Industrie- zur Wissensgesellschaft
• Das Zusammenspiel der Ressourcen
• Die Medientechnik bereichert die Digitaltrends der Arbeitswelt
• Der Anschub in der Krise

Schon seit einigen Jahren rücken in der Arbeitswelt mediale Technologien verstärkt ins Zentrum der Aufmerksamkeit. Der Blick richtet sich auf die Frage, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern digitaler und medialer strukturiert werden kann, mit dem Ziel der Effizienzsteigerung.

Ein wesentlicher Aspekt ist die Unabhängigkeit des Arbeitsplatzes von festen Örtlichkeiten wie einem Firmensitz. Mittels Notebook, Internet und Rückgriff auf Server werden Arbeitsschritte und Projekte längst unabhängig von vorgegebener Arbeitszeit und Örtlichkeit flexibel realisiert.

In Unternehmen ist die Frage, ob Mitarbeiter vom Homeoffice aus arbeiten können, längst beantwortet. In vielen Bereichen ergänzt oder ersetzt diese zeitgemäße Arbeitsform bereits das feste Büro in der Firma. Während sich Arbeitnehmer von festen Arbeitszeiten und stauintensiven Pendlerfahrten unabhängiger machen, kann das Unternehmen seine oftmals kostenintensive Raumsituation optimieren. Das hat beispielsweise eine geringere Anzahl von persönlich zugeordneten Büros und Arbeitsplätzen zur Folge bei gleichzeitiger Konzentration auf Arbeitsbereiche für eine vielfältige und flexible Zusammenarbeit.

Aber manchmal existiert bei diesem Arbeitsansatz noch der Vorbehalt, dass das Unternehmen keine exakte Kontrolle über die Arbeitsweise seiner externen Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice hat. So verläuft der Wandel hin zum mobilen, digitalen Arbeiten je nach Branche und Grundsatzhaltung bei den Unternehmen mit sehr unterschiedlicher Dynamik. Doch die Trends sind unübersehbar: Homeoffice auf der einen Seite und gezieltes Teamworking auf der anderen Seite, egal ob an einem Ort oder räumlich getrennt.

2017 untersuchte das Institut für Führung und Personalmanagement an der Universität St. Gallen in der Studie „Top Management zwischen Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0“ die unterschiedliche Entwicklung der digitalen Transformation und der „New Work“-Transformation in Schweizer Unternehmen.

Auch wenn aus dem Ergebnis der Studie abgeleitet wurde, „[…] dass die befragten Unternehmen die Wichtigkeit der New Work Transformation größtenteils noch nicht erkannt haben und ein großes Potenzial in Bezug zur New Work Transformation nicht ausgeschöpft wird“, kommt die Studie u. a. zu folgendem Ergebnis:

„Ein starkes Angebot sowie hohe Nutzung zeigen digitale Technologien bei der Arbeit und flexible Arbeitszeiten. Auch projekthaftes Arbeiten und die Zusammenarbeit über digitale Plattformen sind sehr populär.“

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Von der Industrie- zur Wissensgesellschaft

Unter dem Begriff „Industrie 4.0“ wird die Digitalisierung der industriellen Produktion beschrieben. „Arbeiten 4.0“ ist die damit korrespondierende Arbeitsstruktur. Der Wissensarbeiter der Zukunft wird ortsungebunden und flexibel arbeiten.

Projektbezogen arbeitet er mit seinen Kollegen in agiler Prozessstruktur zusammen. Dabei trifft er seine Projektkollegen medial oder auch persönlich, je nach Erfordernis und Interesse.

Was bedeutet das für die Firma, in der er tätig ist? Sie sorgt weiterhin für den Arbeitsplatz, das passend ausgestattete Arbeitsumfeld. Doch wo sich früher „normale“ Einzel- oder Großraumbüros befanden, wird sich, völlig neu gedacht, der moderne „Work Space“ zeigen.

Architektonisch und medial wird der Raum für viele verschiedene Szenarien und Nutzungssituationen eingerichtet sein. Er ermöglicht den Mitarbeitern damit ein höchst effizientes Arbeiten in angenehmer und produktiver Atmosphäre: konzentriert in völliger Ruhe alleine, im vertraulichen Dialog mit einem Kollegen oder auch mit mehreren Personen in einer Projektgruppe, vielleicht sogar zusätzlich unter Anwesenheit von Videokonferenzteilnehmern.

So befasst sich beispielweise das Münchner Beratungs- und Architekturunternehmen CSMM seit der Gründung 2003 mit der Frage, was die Aufgabe des Büros ist: „Aus Großraum wird flexibles Multi-Space“, erläutert Sven Bietau, Dipl.-Ing. Architekt MArch, MCR (IRE|BS) und geschäftsführender Gesellschafter von CSMM.

„Zu Anfang steht eine strategische Entscheidung, oftmals auf Wunsch nach kosteneffizienter Flächeneinsparung. Aber in vielen Unternehmen liegen die Personalkosten um die 70 bis 80 Prozent, die Raumkosten meist unter 10 Prozent. Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, dass diese wertvollen Mitarbeiter in einem verbesserten Umfeld arbeiten können. In diesem Change-Management-Prozess entwickelt sich ein Unternehmen weg von der Mentalität ‚one size fits all‘ hin zu einem gelebten, modernen und flexiblen ‚Multi-Space‘. Im Vordergrund steht dabei: ‚Welche Message wollen wir nach innen geben? Was brauchen meine Mitarbeiter, damit sie besser arbeiten können?‘“

Diese Fragen müssen mit den späteren Nutzern zusammen beantwortet werden. Das ermöglicht dann in der Folge eine hohe Akzeptanz. Und ist der neue Work Space fertig, ist ein „Begleiten durch die Anfangsphase der Raumnutzung hindurch sinnvoll, weil es sich um fortwährende Prozesse und Optimierungen handelt.“

Sven Bietau unterscheidet zwischen Bürotätigkeiten des reinen „Abarbeitens“ und Aufgaben, bei denen ein „Erfinder-Gen“ wesentlicher Bestandteil der Tätigkeit ist. Und dieses ideenreiche Aufgabengebiet befindet sich aktuell im Wachstum, wird somit zukünftig immer wichtiger.

Häufig sollen Teams kreativ sein und Ideen entwickeln. Kreativität und Geschwindigkeit sind für das agile Arbeiten von großer Bedeutung. Die Räumlichkeit soll laut Sven Bietau drei Dinge wesentlich unterstützen: die Kommunikation, die Kreativität und die Serendipität, sie ist das Prinzip einer nicht vorhergesehenen Entdeckung oder Idee z. B. im Verlauf eines Arbeits- oder Planungsprozesses.

Es geht bei der räumlichen Ausgestaltung um den „unterscheidenden Faktor auf freie Gedanken, das Kitzeln der Kreativität“. Auch haben Forschungsergebnisse gezeigt, dass unterschiedliche Lern- und Arbeitsorte stimulierend auf das Gehirn und damit auf die Leistung wirken.

„Ein Tapetenwechsel macht was mit den Menschen. Das richtige Umfeld für die richtige Stimmung ist ein wesentlicher Faktor“, betont Sven Bietau. Dabei muss das Büro, also der moderne „Multi-Space“ verschiedene Nutzungssituationen ermöglichen, darunter Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten, wie auch Areale für die ungestörte Zusammenarbeit oder auch für Konferenzsituationen.

Die Mitarbeiter können sich zwischen den verschiedenen Bereichen bewegen, „was eine riesen Qualität darstellt“. Das Homeoffice ist dabei ergänzend sehr vorteilhaft. Das Unternehmen gibt dem Mitarbeiter für das Arbeiten zu Hause einen Vertrauensvorschuss, den der Mitarbeiter wiederum mit guten Leistungen beantworten kann.

Das Architektur- und Beratungsunternehmen CSMM untersucht in Kooperation mit dem ISF – Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung, ob das Büro angesichts der allgegenwärtigen Cloud überhaupt noch notwendig ist, und kommt auf die Formel: „Hub & Home“. Demnach hat das Büro nach wie vor seine Berechtigung, aber eben mit veränderter Funktion.

Als „Hub“ für die Mitarbeiter ermöglicht es Zusammenarbeit und Austausch meist in einer Firmenräumlichkeit, die gleichzeitig auch ein „Home“ darstellt. „Es ist ein Ort der Begegnung und deckt zeitgleich den Aspekt ‚Home‘ ab, indem es ‚Heimatgefühl‘ bietet. ‚Corporate Architecture‘ bietet der Belegschaft Identifikationspunkte. So ist das Büro der Zukunft ‚Hub & Home‘ zugleich; denn es entwickelt sich immer mehr zum sozialen Knotenpunkt und zur Unternehmensheimat. Damit rückt es zunehmend als emotionales Bindemittel zum Unternehmen in den Fokus.“

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Das Zusammenspiel der Ressourcen

CSMM sieht eine direkte Erfolgsabhängigkeit für das Büro der Zukunft: Mensch, Raum, Technologie. Sie stehen in einem Dreiecksverhältnis zueinander und müssen über die Zeit hinweg ein gleiches Entwicklungspotenzial aufweisen, damit sich der „Hub“, also das „Büro der Zukunft“ effektiv entwickeln kann.

„Junge Talente auf dem Arbeitsmarkt gehen davon aus, dass der technische Standard im Büro mindestens so gut ist wie zu Hause. Deshalb ist es wichtig, zuzuhören, zu lernen, was hilft und weiterbringt, und in die Planung mit einzubringen.“

CSMM realisiert 80 Prozent seiner Büroprojekte im Bestand. Hier müssen beispielsweise Akustik und einfach zu bedienende Technik von Anfang an mitgedacht werden, sonst können „Räume scheitern“, so Sven Bietau.

Er führt dabei auch ganz einfache Beispiele an. So muss ein Mitarbeiter ein eingehendes wichtiges Telefonat jederzeit in einen Ruhebereich mit hineinnehmen können. Auch ist es wichtig, dass Telefondurchwahlnummern eine persönliche Mitarbeiterzuordnung haben.

Ein herausragendes Neubauprojekt von CSMM stellt die „Allianz Digital Factory“ dar. Seit 2018 arbeiten in dieser „kreativen Keimzelle“ Allianz-Mitarbeiter für einen Zeitraum zwischen sechs Wochen und drei Monaten. Sie entwickeln an diesem Ort der agilen Zusammenarbeit digitale Produkte, völlig herausgelöst aus ihrer gewohnten, alltäglichen Arbeitsumgebung.

Die davit GmbH aus Stuttgart ist ein Anbieter hochwertiger Konferenzraum-Technologien. Seit Mai 2019 werden im eigens entwickelten „Collaboration Center Stuttgart“, in strategischer Lage zur Messe und zum Flughafen, moderne Arbeitsstrukturen für Collaboration und Videoconferencing in verschieden medial ausgestatteten Räumlichkeiten demonstriert. Diese Räume stehen zur Anmietung zur Verfügung und können durch CoWorking-Bereiche ergänzt werden.

Es stehen Huddle Spaces, Konferenz- und Workshop-Räume für einzelne „Sessions“ auf Stundenbasis oder auch bis hin zu mehreren Tagen zur Verfügung. Genutzt werden die technisch individuell ausgestatteten Räume von Firmenkunden, Beratern, Trainern und Hochschulen. Dabei steht das Center-Team vor Ort für schnelle Einweisung und Hilfestellung zur Verfügung.

Nach Meinung von Managerin Monika Tripp ist die „digitale Zusammenarbeit seit geraumer Zeit möglich, der Mensch jedoch muss ‚mitgenommen‘ werden.“ Zusätzlich existieren Kooperationen mit Trainern, so dass Firmenkunden in Schulungen vor Ort Erfahrungen aufbauen können.

Kim Schneeberg, die sich bei davit um neue Geschäftsfelder kümmert, ergänzt: „Collaboration ist längst nicht mehr nur das Besprechen, es steht für das Arbeiten, das Erzielen und Dokumentieren von konkreten Ergebnissen“. Dabei verweist sie auf den Arbeitsansatz von Frithjof Bergmann, österreichisch-US-amerikanischer Philosoph und Begründer der „New Work“-Bewegung.

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Die Medientechnik bereichert die Digitaltrends der Arbeitswelt

Kurz vor der Corona-Krise konnten sich die Besucher der ISE in Amsterdam bereits davon überzeugen, dass die Bereiche Unified Communication, Collaboration und Education wuchsen. Die Anbieter zeigten verschiedenste Software-/Hardware-Lösungen.

So präsentierte beispielsweise die Firma Kindermann erstmals auch eigene Touch-Displays für die medial gestützte Zusammenarbeit. Aktuell immer noch sehr relevant ist dabei das Produktmerkmal der keimresistenten Touch-Display-Beschichtung mit Silber-Ionen. Auch die Firma BenQ verwendet diese Beschichtung für ihre berührungsempfindlichen Displays. Dieses Merkmal ist gerade beim Einsatz in hochfrequentierten Besprechungs-, Schulungsräumen oder Schulklassenzimmern mit besonders vielen Nutzern sinnvoll und wichtig.

Dass die eben bereits genannten Bereiche Unified Communication, Collaboration und Education nach wie vor in ihrem Umfang wachsen, kann man auch heute noch deutlich spüren, werden doch weiterhin viele Innovationen in diesen Bereichen präsentiert und auf den Markt gebracht.

Für Räume der medial gestützten Zusammenarbeit in Unternehmen werden verstärkt BYOD-Lösungen (bring your own device) vorgesehen. Hier bringen sich die Teilnehmer mit eigenen Geräten und Inhalten auf einem gemeinsam genutzten Display ein.

Jens Zechmeister, Head of Sales Pro AV bei der Firma Kindermann, beschreibt die Vorteile von BYOD wie folgt: „Bei Unternehmens-Meetings sitzen die Teilnehmer am Tisch; die gehen nicht nach vorne zum Erklären. Oft geht es um die Anzeigefunktion von Inhalten, das funktioniert sehr gut via BYOD. Oder am Tisch im Huddle Space, da sind die Räume oft klein, nur zwei Personen kommen gut an das Display im Raum, die anderen eher nicht. Wenn ein Huddle Space gebaut wird, sollte auch die Innenarchitektur berücksichtig werden.“ Zu oft noch steht hier die Raumwirkung mit ihrem Mobiliar im Vordergrund und „die Technik ist häufig noch zu nebensächlich“.

So ist der Huddle Space ein typisches Einsatzfeld für den Medienplaner, dem oft nur größere Konferenzraumlösungen mit aufwendiger Medientechnik gegenüberstehen. Das bestätigt der Planer Dipl. Ing. Thomas Hülsmann: „In der Vergangenheit konzentrierten sich die Überlegungen auf Videokonferenzräume in Unternehmen eher auf repräsentative, hochwertige Räumlichkeiten, verbunden mit einem teuren Wartungsvertrag.“

Bei einer verstärkten Entwicklung hin zum Huddle Space werden vermehrt standardisierte, IP-basierte Lösungen angestrebt, was Thomas Hülsmann insgesamt durch die Entwicklung des „AV goes IP“ umgesetzt sieht. Bei der Ausrüstung im Huddle Space sollte die Medientechnik „wie Legobausteine auf fixem Raster, plug and play“ via IP an die IT-Strukturen des Unternehmens angebunden sein.

AV-Planer und Systemintegratoren bringen ihr Know-how in enger Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen der Unternehmen ein, damit der Arbeitsbereich erfolgreich und professionell genutzt wird. Alexandros Vlassakakis, Key Account Manager System- und Projektgruppe bei Audio Pro Heilbronn, kann das bestätigen.

Die verwendete Medientechnik wird im Huddle Space standardisierter. Doch gerade bei der Zusammenarbeit via Videokonferenz wird die Audioqualität sehr wichtig. Dabei geht es auch um den psychologischen Aspekt, wenn Teilnehmer nicht ausreichend zu hören sind und Demotivation oder Unzufriedenheit entstehen.

„Das größte Problem ist die Sprachverständlichkeit. Da sind spezielle Systeme mit far-field microphone arrays, echo cancellation und ambient noise reduction, wie es die AMX Acendo Vibe anbietet, sehr nützlich. Allerdings gibt es auch bei diesen Systemen, unabhängig vom Hersteller, physikalische Grenzen. Der Wunsch nach verständlicher Übermittlung sollte bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Hier ist eine Kooperation im Zusammenspiel Technikplanung, Architekt, Mobiliar für die angestrebte Raumakustik sinnvoll.“

Technisch bedeutsam sind, neben der Bild- und Signaltechnik, Optimierungen bei Kamera- und Lichttechnik, Soundbar und Mikrofon-Array. Die Firma Kindermann setzt ebenfalls auf passende Zubehörprodukte für Huddle Rooms und das Videoconferencing. „Sind All-in-one-Produkte wirklich so förderlich?“, fragt Jens Zechmeister und glaubt, dass diese Lösungen teilweise zu „eingleisig“ sind. Kindermann baut auf „Einzelprodukte zum Andocken“ und individuelle Lösungen für den auszustattenden Arbeitsbereich.

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Der Anschub in der Krise

Über Nacht entstanden in praktisch allen Bereichen Bedürfnisse und Anforderungen nach digitalen Kommunikations- und Arbeitsstrukturen, die sich bis dahin in mäßigem Tempo entwickelten. Spitzenreiter in der aktuellen Situation waren sicherlich alle schnellen Lösungen rund um Homeoffice und Videokonferenz.

Selbst Schulen wechselten rasant vom Präsenzunterricht zur digitalen Lehrstunde in voller Klassenstärke, wie Axel Ziemke, Lehrer an der Rudolf Steiner Schule in Remscheid, berichtet. Zunächst wollte der Philosophie-Kurs der Oberstufe via Skype arbeiten.

„Da das aber technisch nicht so gut ging, wechselten wir nach dem Tipp eines Schülers auf Microsoft Teams. So führen wir inzwischen mit den Klassen 10 bis 13 bis zu vier Schulstunden Online-Unterricht pro Tag mit Teams durch. Die Motivation der meisten Schüler:innen ist dabei hoch. Axel Ziemke führt das auch auf das „[…] Methodenparadox zurück, nachdem beliebige neue Unterrichtsmethoden eigentlich immer einen Anschubeffekt zeigen.“

An der Schule existiert ein Medienkonzept, in dessen Rahmen Kompetenzen im Umgang mit digitalen Medien von der siebten Klasse an schrittweise eingeführt werden. Auch wenn wieder „Normalbetrieb“ herrscht, sollen die neu erschlossenen digitalen Lösungen „[…] mitgenommen werden, in den Unterrichtsbetrieb hinein.“

Der Teams-Einsatz war bereits angedacht für Abivorbereitung, Prüfungssimulation und zur individuellen Betreuung von Schülern. Auch die „kollegiale Zusammenarbeit“ z.B. im Rahmen von Lehrerkonferenzen wurde seit Beginn der Corona-Krise mithilfe von Microsoft Teams realisiert.

Unternehmen erkannten angesichts der Krise das Potenzial und den Wert der schnellen digitalen Transformation mit einhergehender technisch optimierter Ausstattung von Arbeitsumgebungen. In sehr kurzer Zeit wurden arbeitsfähige Lösungen in bestehender IT-Infrastruktur zur bestmöglichen Arbeitsfähigkeit in der Krise geschaffen .

Die aktuellen Erfahrungen fließen in langfristige Planungen inzwischen ein. Dabei geht es den Unternehmen nicht um Insellösungen, sondern um vernetzte Standardisierung, eingebunden in die eigene IT-Architektur. AV-Planer und -Integratoren werden sich bei der technischen Ausstattung im „Büro der Zukunft“ intensiver mit Fragen der Software-Anbindung und intuitiver Anwendung von möglichst standardisierter Medientechnik kümmern müssen. Die Zusammenarbeit mit den IT-Abteilungen wird für den AV-Systemintegrator somit intensiver.

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