Seit Mitte des letzten Jahrzehnts werden immer selbstverständlicher Systeme zur Buchung und Nutzung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen, Konferenz- und Hörsaalzentren oder auch Seminarräumen eingesetzt. Die Pandemie beschleunigte diesen Trend angesichts der Notwendigkeit, Homeoffice und Workspace perfekt aufeinander abzustimmen.
Extron „TLS TouchLink-Raumbuchungspanel“: Der Anwender hat die Wahl zwischen drei Größen bei den interaktiven Panels. (Bild: Extron)
Die Vertriebsgruppe eines mittelständischen Unternehmens kommt abends zu einem Co-Working-Center und möchte dem Einkäufer eines potentiellen Kunden in Kalifornien seine Produkte im Rahmen einer professionell durchgeführten Videokonferenz vorstellen. Ein Zugangs-Code ermöglicht die Einfahrt in die Tiefgarage mit zugewiesenem Stellplatz und den Zugang in das Center. Die Rezeption weist das Wayfinding-System den Weg zum gebuchten Raum. Am Eingang zeigt ein Touch-Display die Buchung an und begrüßt die Gruppe persönlich. Nach der Eingabe des Codes auf dem Display öffnet sich der Raum. Die Örtlichkeit ist ein medial vollständig ausgestatteter Videokonferenzraum.
Schon bei der vorherigen Online-Reservierung wurde die benötigte Medientechnik mitgebucht: das Videokonferenzsystem mit Displays und Kameras, ein digitales Whiteboard, eine Dokumentenkamera. Selbstverständlich läuft die Technik bereits und ist sofort nutzbar. Der Raum ist angenehm klimatisiert, Kaffee und Erfrischungsgetränke stehen parat. Via BYOD ist die Konnektivität der mitgebrachten Notebooks völlig problemlos. Die nötigen Schritte zur Anbindung sind auf einem Display bereits klar verständlich dargestellt.
Das beschriebene Szenario findet sich in der Form zwar noch recht selten, ist jedoch technisch problemlos machbar und beschreibt Anwendungen, wie sie zukünftig häufiger werden, um Besprechungsräume, Huddle Rooms, Co-Working-Zonen, Konferenz- und auch Hörsaalzentren mit möglichst wenig Personalaufwand automatisiert und kosteneffizient betreiben zu können. Untrennbar dabei: ein Raumbuchungssystem, das individuell auf die Lokalität und ihre Infrastruktur abgestimmt ist.
Es ist erst wenige Jahre her, dass Raumbuchungssysteme letztendlich als reine Ressourcen-Verwaltung ohne digitale Anzeigen an den eingebundenen Räumlichkeiten verstanden wurden. Hierbei ging es lediglich um die funktionierende Nutzungsverwaltung, die beispielsweise über einen MS-Exchange-Server gehandhabt wurde. Seit Mitte des letzten Jahrzehnts stiegen die Bedeutung und die Möglichkeiten von digitalen Raumbuchungssystemen. Der Kreis der Anbieter wuchs entsprechend. Und so haben Endkunden und auch Fachplaner aktuell eine vielfältige Auswahl an Hard- und Software-Lösungen mit unterschiedlicher Komplexität, Integrations- und Ausbaufähigkeit.
Interaktives 8″-Display von Evoko: Die Hardware basiert auf einem Display mit einer Universalhalterung, die auch für Glas geeignet ist. (Bild: Evoko)
2009 war das Thema Raumbuchungssystem noch weitestgehend Neuland. Oliver Seidel ist bei Evoko Country Manager für die DACH-Region und beschreibt die Anfänge: „Haftnotizen und Papierlisten waren die Regel. Ein Unternehmen, das das Thema Raumbuchung zu dieser Zeit zu seinem Kerngeschäft machte, wirkte für Außenstehende sicherlich schon fast bizarr. Die innovativen Schweden bei Evoko erkannten aber das Potenzial und die Notwendigkeit. Bereits das erste Produkt von Evoko, der ‚Room Manager‘, verfügte über eine Lichtaura um das Gerät herum, womit bereits aus der Ferne erkennbar war, ob ein Raum frei (grün) oder besetzt (rot) war.“ Raumbuchungen wurden mit dem Room Manager deutlich stressfreier und entspannter.
Die farbige Outline zeigt den Status an: „Typisch schwedisch“: Die intuitive Bedienung steht bei Evoko über das gesamte Raumbuchungssystem im Vordergrund. (Bild: Evoko)
Die Prodytel Distribution GmbH vertreibt die Raumbuchungslösungen des tschechischen Herstellers Cue. Bosko Tordrup, IT Specialist bei Prodytel, hält Raumbuchungs- und Ressourcenverwaltungssysteme für sehr vorteilhalft: „Damit werden Räume sehr effizient eingeplant und verwaltet. Es hängen keine Zettel mehr an Türen, und es platzt auch niemand mehr in laufende Meetings und Konferenzen hinein. Als etwa um das Jahr 2015 herum das Interesse an Raumbuchungssystemen anstieg, entwickelten auch Anbieter von Mediensteuerungssystemen eigene Lösungen. Rainer Stiehl, Vice President of Marketing Europe bei Extron, berichtet von seinen Anfängen in der recht jungen Sparte: „Irgendwann kam uns die Idee, dass unsere Touch-Panels auch als digitale Anzeigen an Räumen genutzt werden könnten. Unsere Touch-Panels für die Mediensteuerung wurden per Firmware bei der Installation für den Einsatz als interaktive Anzeige zur Raumbuchung umgewandelt. Heute ist dieser Schritt nicht mehr notwendig, da wir die TLS-Panels zur Raumbuchung als Komplettlösung anbieten.“
„Workspace Reservation Interface“: An der Wand oder auf dem Tisch ermöglicht das interaktive 4,3″ große Panel von Cue die Integration von Workspaces in die Ressourcenbuchung. (Bild: Cue)
Sehr ähnlich war der Ansatz, den AMX seinerzeit verfolgte. Auch AMX erkannte früh, dass die eigenen Touch-Displays sich als digitale Anzeigen an Räumen mit vielen Vorteilen für Nutzer und Besucher eignen. Stefan Schmale vom Pre-Sales Support bei Audio Pro Heilbronn sieht eine größere Nachfrage bei Modernisierungen von Locations, da dort die Betreiber „im Laufe der Nutzung die Erfahrung machen würden, dass ein Raumbuchungssystem sinnvoll wäre.“ Bei den dynamischen Anzeigen schätzt er die Verteilung von reinen digitalen Anzeigen zu interaktiven Panels auf gleichem Nachfrageniveau, nicht zuletzt wegen der Kosten. „Bei einem gesamten Rathaus macht sich die gewählte Ausführung finanziell schon bemerkbar.“ Darüber hinaus gibt es Anbieter, die sich auf reine Hard- oder Software-Lösungen spezialisiert haben. So bieten beispielsweise Sony oder auch Philips interaktive Display-Lösungen an. Philips/PPDS hat hierzu seine T-Line mit einem „kleinen Multitouch-Display“ in 10″ im Portfolio zur „digitalen Beschriftung zur Orientierung, für Buchungssysteme oder überall dort, wo dynamische Informationen trotz eines begrenzten Platzangebotes gut dargestellt werden sollen“.
Neben technischen und integrativen Aspekten stellt sich für die Endkunden die Frage des Investitionsaufwandes und möglicher Lizenz- und Folgekosten, zu denen auch der administrative Aufwand zählt. Neben Hardware-Kosten, die sich in Stückpreisen und ggf. ergänzendem Equipment und nötigem Halterungszubehör widerspiegeln, entstehen je nach Anbietermodell entweder gar keine Lizenzkosten oder Lizenzkosten in Abhängigkeit der betreffenden Raumanzahl/Ressourcen und verwendeten Software- und Analyseoptionen.
„Als einer der Pioniere der Branche verfügt Evoko mit über 10 Jahren Erfahrungen über ein umfassendes Knowhow. Bestehende Produkte werden stetig weiterentwickelt, und Ideen für neue innovative Produkte werden vorangetrieben. Dabei spielt auch die enge Kommunikation mit den Partnern und Kunden eine wichtige Rolle“, so Oliver Seidel. Evoko ist heute in über 80 Ländern im Einsatz und zählt zu den Marktführern bei Raumbuchungssystemen. Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, bietet Evoko dem Kunden verschiedene skalierbare Lösungen an: cloud-basierende als auch lokal zu installierende.
„Das durchdachte und übersichtliche „Admintool“ enthält zudem auch ein Statistikmodul, das dem Unternehmen wertvolle Einblicke gibt, den Ressourceneinsatz zu optimieren und die Meeting-Kultur in Unternehmen zu verbessern.“ Auf der anderen Seite spielt das Eingabemedium mit einer intuitiven und anwenderfreundlichen Benutzerführung eine entscheidende Rolle für eine „hohe Akzeptanz und den Erfolg im Unternehmen“. Hier setzt Evoko konsequent auf 8″-Panels als digitale Raumanzeige und als interaktives Eingabemodul mit den Außenmaßen von 20 × 20 cm mit kapazitivem Touch und Näherungssensor. Die Stromversorgung erfolgt wahlweise via „ Power over Ethernet“ (PoE) oder mit separatem 12-VNetzteil.
Übersichtliche Administration: Das Evoko „Admintool“ erlaubt die leichte Verwaltung mehrerer Standorte. (Bild: Evoko)
Zum Datenaustausch stehen LAN und WLAN zur Verfügung, zur Verifizierung und Zugriffschutz, Pin und RFID-Reader im Gerät sowie zusätzlich Bluetooth beim Modell „Naso“. Den Hard- und Software-Ansatz beschreibt Oliver Seidel als „typisch schwedisch“: „Wir bei Evoko glauben, dass ein Raumbuchungssystem mehr als nur eine Liste von Funktionen und Eigenschaften sein sollte. Es sollte ein Erlebnis sein. Wir glauben auch, dass großartiges Design dort entsteht, wo Einfachheit und Funktionalität an einem minimalistisch anmutenden Punkt zusammentreffen, wo alles was die Kunden brauchen, enthalten ist: puristisch, unkompliziert, intuitiv und ohne aufwendige Schulungen für die Anwender. Denn nur dann bringt es auch einen effektiven Nutzen für das Unternehmen.“ Je nachdem, welches von Evoko unterstützte Raumbuchungssystem eingesetzt wird, und je nach Modulkombination erfolgt die Buchung via Kalender, Smartphone-App oder mit einer von Evoko entwickelten und unabhängigen Buchungsplattform via Internet-Browser. Kollegen werden eingeladen, für Videokonferenzen können mit MS Teams Meetings angelegt werden. Mit der „Room Services Lizenz“ bei Evoko Naso werden ergänzende Funktionen freigeschaltet. Damit können dann z. B. Services wie das Catering und/oder der Aufbau der Bestuhlung (inkl. Auf- und Abbauzeiten) bequem mitgebucht werden. Ein Outlook-Add-in und eine Smartphone-App, die in der Evoko Naso-Room-Services-Lizenz enthalten sind, erlauben das komfortable Buchen und Verwalten. Dazu können auch die passenden Grundrisse (JPEG- oder PNG-Dateiformat) angezeigt werden, um die Lage und Art überprüfen zu können oder um einfach schnell zu dem Raum zu gelangen. Darauf abgestimmt ist auch die Handy-App mit den entsprechenden Funktionen.
Im Administrations-Tool des Raumbuchungssystems können neben vielen anderen nützlichen Funktionen u. a. auch Vorgaben gemacht werden, die verhindern, dass teuer ausgestattete Räumlichkeiten unnötig lange belegt werden. Auch sogenannte „Ghost-Meetings“ werden in Raumbuchungssystemen berücksichtig: Ein Raum wurde gebucht, aber es erscheint niemand zum Termin? Die Check-in-Funktion erinnert den Organisator via Erinnerungs-Mail an seine Buchung, und das System kann ungenutzte Buchungen aufheben, wenn der Check-in am Raum ausbleibt. Eine schnelle und einfache Verlängerung eines Termins ist ebenfalls möglich, sofern kein Folgetermin ansteht. Die vorzeitige Beendigung eines Meetings mit Raumfreigabe zeigt das Türschild „ad hoc“ an. Alle Terminierungen im Raumbuchungssystem erfolgen in Echtzeit. Das „Arbeitsplatzmanagement-Modul“, das auch unabhängig einsetzbar ist, bietet mit dem Outlook-Add-in und der Handy-App vergleichbare Funktionalitäten und effiziente Nutzungsmöglichkeiten.
Sie erlauben es, Arbeitsplätze sehr kosteneffektiv in ein Buchungssystem zu überführen, da hierfür nicht jeder Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space zusätzlich mit einem interaktiven Panel ausgestattet werden muss.
Je größer die Location, je mehr Räume und Arbeitsplätze im Raumbuchungssystem verwaltet werden, umso größer das Bedürfnis nach Monitoring, Statistik und Kostenkontrolle. Wie werden die Räume verwendet? Wie viele Arbeitsplätze werden wann und wo genutzt? Wie viele Buchungen werden storniert? Diese Informationen werden fortlaufend gespeichert. Dazu Oliver Seidel: „Die Statistikdaten können exportiert und ausgewertet werden, z. B. für verschiedene Kostenstellen, aber vor allem für eine optimale Nutzung der Raum- und Arbeitsplatz-Ressourcen sowie für eine effektive Bedarfsanalyse und Zukunftsplanung. Auch Fehlermeldungen zur Technik in Räumen können einfach gehandhabt und erfasst werden: Dazu tippt der Anwender beim Verlassen des Raumes auf ein entsprechendes Icon auf dem Display vor dem Raum und löst damit eine Meldung an die Haustechnik aus. Das digitale Panel zeigt zudem den möglichen Ausfall warnend am Panel an.“ Für eine kundenspezifische Verzahnung von Raumbuchung und Mediensteuerung im Raum bietet Evoko eine offene API-Schnittstelle, die von den gängigen Mediensteuersystemen wie Crestron, AMX, Extron und Atlona genutzt werden kann.
Fehlermeldungen: Nach einem Meeting ermöglicht Evoko ohne großen Aufwand das Übermitteln von Problemen. (Bild: Extron)
Der Anbieter Cue legt mit seinem „TouchOne“-Konzept einen Schwerpunkt auf die Verwaltung von Ressourcen. Der erstreckt sich über Räume, „Workplaces“, Parkplätze bis hin zu Fitness- und Wellness-Bereichen. Dabei hat der Kunde die Möglichkeit, individuelle Filter für jeden Ressourcen-Typ anzulegen. „Kunden können mit einem einzigen Panel starten. In kleineren Installationen wird keine lizenzpflichtige Software benötigt. Die Buchungsanbindung erfolgt nach Branchenstandards wie MS Outlook Exchange oder Office365“, so Bosko Tordrup. Installationen bis 150 Touch-Panels werden über die im Netzwerk aktive Komponente „ TouchOne Manager“ gesteuert. Größere Projekte mit „nahezu unbegrenzten Ressourcen“ werden über den „TouchOne Admin“ zentral von einem Windows-Server kontrolliert.
„touchONE“: Bei Cue sind nicht nur Räume Ressourcen, sondern auch Fitnessräume oder auch Parkplätze. (Bild: Cue)
Das ist „bei den IT-Abteilungen sehr willkommen, da die Infrastruktur meist vorhanden ist.“ Das Lizenzmodell dafür wird mit einer Jahresgebühr für die Server-Version, unabhängig von der Anzahl der verwendeten Ressourcen, berechnet. Cue hat drei verschiedengroße interaktive Displays im Sortiment und darüber hinaus zwei alternative „ Button Interfaces“, um Arbeitsplätze kostengünstig einzubeziehen. Arbeitsplätze können alternativ und kostengünstig mittels Check-in via QR-Code rein Software-basiert angebunden werden. Das Unternehmen Cue als Anbieter einer eigenen Mediensteuerung erlaubt die leichte Kombination von Raumbuchung und Raum-/ Mediensteuerung, insbesondere unter Verwendung von Sensorik in allen Bereichen von Konferenzräumen, Arbeitsplätzen bis hin zu Parkplätzen. Bosko Tordrup betont, dass „Cue in der Entwicklung kurze Wege geht und schnell auf Kundenwünsche reagieren kann“. So wurde beispielsweise für einen Bankkunden die automatische Zuweisung von Sicherheitszertifikaten auf Wunsch kurzfristig hinzuprogrammiert.
„Einfach zu implementieren und ohne versteckte Kosten“, so Rainer Stiehl von Extron. „Der Client ist im Panel schon drin und verbindet sich als Ressource, frei von weiteren Lizenzen oder Servicegebühren.“ Es stehen drei Größen von TLS („TouchLink-Raumbuchungspanels“) zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht das TLSI 201 „Wayfinding Interface“, das wie auch die Panels mittels PoE an das Netzwerk angeschlossen ist, Buchungsinformationen in Echtzeit auf großen interaktiven Displays in bis zu 4k-Auflösung anzuzeigen. Für das „Wayfinding“ können Gebäudegrundrisse hinterlegt werden, so dass Raumnutzer und Besucher sich schnell orientieren können. Auch hierfür werden keine Programmierung, kein externer Prozessor und keine Software-Lizenz benötigt.
„Wayfinding Interface“: Extron TLSI 201 versorgt interaktive Displays bis 4k mit der aktuellen Buchungssituation und jeweiligen Raumlage. (Bild: Extron)
Für die interaktiven Panels stehen zahlreiche Halterungssysteme zur Verfügung, um jeder Installationssituation gerecht werden zu können. Das Extron-Raumbuchungssystem wird direkt mit dem gewünschten Kalender-Tool verbunden. Buchungen können über Panels, Computer oder Mobile Devices getätigt werden. Die verschlüsselte Datenübertragung ist zertifiziert. Rainer Stiehl betont die Vorteile: „Solange wirklich nur Geräte angeschlossen werden müssen und keine extra IT-Infrastruktur benötigt wird, entscheiden sich Kunden deutlich bereitwilliger für ein System.“ Das System ist offen für die Anbindung an Präsenzsensoren und – bei Bedarf über Schnittstellen – an die Medientechnik im Raum. Bei der Installation der Panels kann die Administration auf den ebenfalls Lizenzfreien „Room Agent“ zurückgreifen. Damit werden Panels schnell „gefunden“, grafische Hintergründe geladen und Templates für verschiedene Bereiche verwaltet. Für die Textdarstellung stehen 26 Sprachen zur Verfügung.
Variable Halterungen: Extron setzt auf umfangreiche Installationsformen. (Bild: Extron)
Logitech als Hersteller von Computer-Peripherie vertreibt unter dem Oberbegriff „Video Collaboration“ Videokonferenzprodukte von Webcams über Videobars bis hin zu interaktiven Panels, die für den Einsatz unter Plattformen wie Microsoft oder Zoom vorgesehen sind. Dabei sind die Logitech-Produkte nicht nur auf die Technik im Raum, sondern auch auf „Planungspanels“ für Konferenzräume und Arbeitsplätze ausgerichtet. „Logitech Raumlösungen funktionieren mit Partnerplattformen, um für ein nahtloses und einheitliches Meeting-Erlebnis zu sorgen“, heißt es im Datenblatt von „Logitech Tap IP“. Und so kann das interaktive 10,1″-Display „Logitech Tap Scheduler“ mit kapazitivem Touch wahlweise als „MS Teams Display“, „Zoom Rooms Scheduling Display“ oder auch für andere etablierte Raumbuchungs-Tools wie Robin oder auch Meetio konfiguriert werden. Für die Installation ist eine Halterung für Glas, Wände und Pfosten inbegriffen. Die Stromversorgung ist ebenfalls über PoE realisiert.
„Logitech Tap Scheduler“: Das interaktive 10,1″-Display arbeitet sehr flexibel mit verschiedenen „Partnerplattformen“. (Bild: Logitech)
Für andere Anbieter wie AMX, Atlona oder Crestron ist die kalenderabhängige Raumbuchung ein Teilgebiet der Mediensteuerung und logisch mit Raum- und Mediensteuerung, Medienkontrolle und -überwachung kombiniert. Raumbuchung und Mediennutzung werden dabei stets gemeinsam betrachtet und organisiert. Dazu Stefan Schmale von Audio Pro Heilbronn: „Die besondere Stärke liegt darin, dass alle Geräte im gesamten Netzwerk überwacht werden. Mit der Mediensteuerung werden die Geräte gesteuert. Mittels integrierter Raumbuchung, also in Abhängigkeit des Termins, wird der Raum automatisiert vorgerüstet: Einschalten der Klimaanlage, Start des Projektors, etc.“. Die interaktiven Panels von AMX sind standardgemäß mit PoE in das Netzwerk eingebunden und mit einem Android-basierten Betriebssystem vorbereitet, zur freien Konfiguration und Anbindung an die Kalender von Google und Microsoft sowie zur Einbindung in Zoom Rooms. Beispielsweise werden in MS Office die gewünschten Räume als Ressource definiert und gebucht. Größere Installationen werden mit der „AMX Ressource Management Suite“ mit Lizenzen für bis zu 1.000 „Locations“ administriert: in Besprechungs- und Videokonferenzräumen, in Huddle Spaces oder auch an besonderen Treffpunkten oder für Parkplätze. In einem derartigen Ecosystem kann die Nutzung von Räumen und Medientechnik dokumentiert und ausgewertet werden. Auslastung, Betriebszeiten und Ausfallraten können bewertet werden. „Das geht natürlich nur, wenn ich den Zusammenhang herstelle zwischen Raumbuchung und Gerätenutzung“, fasst Stefan Schmale zusammen.
Nicht nur ein Buchungssystem: AMX stellt den „Zusammenhang her zwischen Raumbuchung und Gerätenutzung“. (Bild: Audio Pro Heilbronn)
Velocity ist seit 2017 auf dem Markt und ist die IP-basierte AV-Steuerungsplattform der Firma Atlona. Die AV-Steuerung und -Verwaltung sowie Raumplanung erfolgen über sogenannte Hard- oder Software-Gateways. „Da ist es konsequent, Raumbuchung mit interaktiven Panels im Feature-Set mit anzubieten. Für Kunden, die bereits Velocity einsetzen, ist das ganz einfach eine Erweiterung ihres Gesamtsystems. Die VSP Panels (Velocity Scheduling Panel) bieten im Vergleich zu den interaktiven Steuerpanels VTP (Velocity Touch-Panel) LEDs, die veranschaulichen, ob ein Raum frei oder besetzt ist.“ Die Touch-Panels stehen in 5,5″, 8“ und 10“ zur Verfügung und sind grafisch individualisierbar.
An jedem dieser „Endpunkte“ können „Ad hoc“-Buchungen für jeden verfügbaren Raum vorgenommen werden, wie auch über die Kalender-Software am PC oder mit mobilen Endgeräten. Als Raumplanungsserver für Velocity stehen aktuell zur Verfügung: Google Workspace, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange und Ad Astra Schedule. Weitere Kalendersysteme sollen in Zukunft integriert werden. Durch die systemimmanente Anbindung an die AV-Steuerung können Buchungen und Medieneinsatz optimiert werden. So z. B. können bei entsprechender Infrastruktur an Universitäten weniger Hörsäle mit „Lecture Capture“-Technologie ausgestattet werden. Derartige Anforderungen werden gezielt auf entsprechend ausgerüstete Räume gelenkt. Oder Medientechnik und Beleuchtung werden für die Nutzung termingerecht ein- und ausgeschaltet. Gerade an Unis und in Konferenzzentren wird ein energiesparender Betrieb im Sinne der Nachhaltigkeit vermehrt angestrebt und aus einem Steuersystem heraus realisiert.
Crestron versteht sich schwerpunktmäßig, neben den Lösungen in Konferenzräumen und in Lehrräumen wie z. B. Universitäten und Hochschulen, als Hardware-Lieferant bei Raumbuchungssystemen. Zudem verfügt die Steuer- und Kontroll-Software „Fusion“ von Crestron ebenfalls über eine Kalenderfunktion mit Anbindung an die standardmäßigen Kalender-Tools. Komplexere Funktionalitäten zu Catering, Concierge und Kostenstellenerfassung werden mit 3rd-Party-Software-Produkten von Crestron-Partnern gehandhabt.
Automatisiert: Crestron organisiert Raumbuchung und Mediensteuerung- und -kontrolle mittels Steuer- und Kontroll-Software „Fusion“. (Bild: Crestron)
Crestron ist spezialisiert auf interaktive Raumbuchungs-Displays in 7″ und 10″, Montage-Kits für Glasflächen und verschiedene andere Installationsgegebenheiten und Untergründe, LED-Indikatoren am Display und auf RFID-Reader. In Kombination mit der Mediensteuerung ergeben sich alle Möglichkeiten für die Automation von Abläufen von der Buchung bis zur Durchführung eines Meetings oder auch einer Videokonferenz im vollständig automatisierten und Technik-überwachten Raum. „Selbstverständlich können die Raumbuchungs- oder Digital Signage-Informationen ohne weiteren Aufwand nicht nur vor der Tür, sondern auch im Raum auf dem Display oder dem Projektor dargestellt werden, sei es zur Information oder als „In Room Signage“, erläutert Frank Boshoven, Senior Business Development Manager West von Crestron. Die Kombination mit beispielsweise Präsenzsensoren, RFID-Readern etc. ist selbstverständlich. Frank Boshoven beobachtet derzeit eine ständig wachsende Nachfrage, insbesondere bei Raumbuchungssystemen für kleine Räume, wie z. B. Huddle Rooms. Im Bestand sieht er eine größere Nachfrage als bei Neuprojekten, weil im laufenden Betrieb der Nutzen der Systeme erkannt und auch bei Umbauten häufig berücksichtigt wird.
Der AV-Distributor Exertis Pro AV vertreibt das Raumbuchungssystem Joan. Hanna Blochum aus dem Product Management informiert über die Technologie: „Wir vertreiben neben Evoko auch Joan, das sich weniger bei den Software-Merkmalen unterscheidet als durch die interaktiven e-ink-Displays auf Akkubasis.“ Da die Akkulaufzeiten im Bereich von mehreren Monaten liegen, können die Displays kabellos eingesetzt werden, die Datenanbindung erfolgt über WLAN. Die Displays sind via SaaS-Dienst an die Cloud angebunden. Die Displays informieren rechtzeitig per Mail über die Notwendigkeit des Nachladens. Ein „smarter Magnet für null Installationskosten“ ermöglicht z. B. eine einfache Montage mit der ortsfesten Codierung des ePaper-Displays „Joan 6 Pro“.
Kabellos: Das Raumbuchungssystem Joan verwendet u. a. interaktive i-ink-Displays mit dem Vorteil des kabellosen Betriebs mit Akku. (Bild: Exertis Pro AV)
So können Displays nach dem Aufladen einfach wieder zufällig verteilt werden. Aufgehängt übernehmen sie die stationären Informationen vom eingerichteten Einsatzort. Gegen unautorisierten Zugriff schützt ein Sicherheitsrahmen. Die Hardware wird käuflich erworben, für die Nutzung der Joan-Cloud hat der Anwender drei Tarifstufen in Abhängigkeit des Leistungsumfangs und der Geräteanzahl. Hanna Blochum fasst zusammen: „Joan ist sehr stromsparend und wird häufig von innovativen Unternehmen eingesetzt, die Wert auf Nachhaltigkeit legen.“
Nicht nur der allgemeine Wunsch nach hoher Wirtschaftlichkeit, auch die sich aktuell ändernde Arbeitswelt mit einem wie auch immer geartetem Mix aus Homeoffice und Co-Working in den Unternehmen steigern die Nachfrage nach Raumbuchungssystemen. Schon häufig wurde beschrieben, wie sich Unternehmen mit einer konventionellen Büronutzung mit fest zugeordneten Einzel- und Großraumbüros hin zu Strukturen einer modernen und kommunikativen Arbeitsform weiterentwickeln. Der Wunsch nach individuell passenden Raumbuchungssystemen ist dabei eine logische Entwicklung. Helfen diese Systeme doch, die wertvollen Ressourcen Raum und Fläche effektiv zu nutzen. Planung und Integration des passenden Systems sind hinsichtlich des Umfangs und der vielen Optionen in der Regel nicht trivial und sollten in Zusammenarbeit mit Fachleuten erfolgen.
