Wie lassen sich Collaboration Tools flexibel in Meetingräume integrieren?

„Collaboration“ heißt Zusammenarbeit und meint die geschäftliche Kommunikation auf digitaler Ebene – unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät. Dies umzusetzen erfordert Veränderungen bekannter Arbeitsstrukturen, nicht nur inhaltlich, sondern auch gestalterisch bei der Planung von Meeting- und Konferenzräumen. Worauf es hierbei ankommt und welche Lösungen es gibt, erklären Experten im Gespräch mit KommunikationsRaum.

Im Gegensatz zu traditionellen Kommunikationswegen über Telefon, SMS oder E-Mail sollen Collaboration Tools den Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens und auch mit externen Kontakten beschleunigen und erleichtern sowie vor allem die Zugänglichkeit von Inhalten abteilungs- oder teamübergreifend ermöglichen. Dies ist besonders für Meetings und Konferenzen interessant, wenn es um Präsentationen, Vorträge und Videokonferenzen geht und die Teilnehmer ihre Inhalte oder externen Content zuspielen und teilen möchten. Gleichzeitig verändern sich im Zuge der Digitalisierung auch die Abläufe und die Art der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, und auch Arbeitsplätze mit eigener Infrastruktur wie Coworking Spaces oder Home Offices werden immer selbstverständlicher.

Collaboration ist stark im Kommen

Generell geht es bei Collaboration also darum, die Zusammenarbeit zu fördern. Dabei fokussiert der Unterbereich „Social Collaboration“ insbesondere den gegenseitigen Dialog über nachrichtenbasierte Plattformen im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikationsmitteln wie Telefon und E-Mail. Hierzu führt die Unternehmensberatung McKinsey seit mehreren Jahren Untersuchungen durch. Die Studie „Advanced social technologies and the future of collaboration“ (Fortschrittliche soziale Technologien und die Zukunft von Collaboration) aus dem Jahr 2017 stellt u. a. fest, dass Social Collaboration Tools im Unternehmenszusammenhang immer mehr genutzt werden und an Bedeutung gewinnen.

Befragte Mitarbeiter von Firmen, in denen diese Anwendungen bereits im Einsatz sind, haben ausgesagt, dadurch häufiger zu kommunizieren, sich selbst im Team zu organisieren und auch projektbezogener zu arbeiten. Das Senken von Kommunikationskosten sei aus Entscheidersicht eines der Hauptargumente für den Einsatz von Social Collaboration Tools. Positive Effekten ließen sich laut McKinsey damit aber nur dann erreichen, wenn zuvor ein Umdenken in Sachen Arbeitsweise im Unternehmen – sowohl seitens der Mitarbeiter als auch der Chefetage – stattgefunden habe.

Gleiches gilt, wenn es um den Einsatz von professionellen Collaboration-Lösungen für Meeting- und Konferenzräume sowie Huddle Rooms geht – zumal hier im Vergleich zu den Social Collaboration Tools auch eine höhere Investition erforderlich ist. Denn um solche Collaboration Tools in Meeting- und Konferenzräumen zur Verfügung zu stellen, wird entsprechend umfassende Hard- und Software benötigt. Es geht um die Wiedergabe von Ton und Bild über Projektoren, Displays, Kameras und Lautsprecher, um die nötige Ausstattung für Videokonferenzen, digitale Whiteboards und die kabellose Vernetzung von Smartphone oder Tablets nach dem Bring-Your-Own-Device-Prinzip (BYOD).  Diese interaktiven Lösungen erfordern zugleich eine Oberfläche, die für die verschiedenen Nutzer intuitiv und leicht zu bedienen ist.

Goodbye klassischer Meetingraum

Da all diese Komponenten für ein reibungsloses Funktionieren während einer Besprechung optimal aufeinander abgestimmt sein müssen, wird solche eine medientechnische Komplettausstattung häufig fest in größeren Konferenz- und Meetingräumen installiert. Das Problem dabei ist jedoch, dass Collaboration Tools gerade im Bereich der projektbezogenen Teamarbeit zunehmend „mobil“ erforderlich sind. Soll heißen: Die wachsende Meetingkultur sorgt dafür, dass immer mehr Räume eines Unternehmens für Besprechungen genutzt werden – und die können schon alleine aus Kostengründen nicht allesamt mit einer eigenen Collaboration-Lösung ausgestattet werden. Diese Problematik und deren Auswirkung auf die Raumgestaltung von Meeting- und Konferenzräumen kennt auch Karl-Heinz Theis, CEO der ML-Audio und Carbons GmbH: „Collaboration-Lösungen sind seit einiger Zeit absolut im Fokus. Nahezu alle Unternehmen versuchen, Collaboration-Lösungen zumindest in einem Meetingraum inhouse zu installieren, um ihren Mitarbeitern und Kunden die Möglichkeit zum gemeinsamen Interagieren bieten zu können. Meeting- und Konferenzräume werden daher heute völlig anders geplant und konzeptioniert als früher.

In solchen Räumen geht man oft von der klassischen Konferenzraumeinrichtung weg hin zum allgemeinen Trend des Interagierens in einer aufgelockerten Umgebung. Hierfür werden oft Räume und andere Bereiche, die nicht zwingend mit Medientechnik ausgestattet sind, auch temporär für solche Meetings genutzt.“ Das wirft aber wiederum die Frage auf, wie auch kleine Teams in verschiedenen Räumen die für die Projektarbeit erforderlichen Collaboration- Tools nutzen können. Eine Frage, mit der sich auch Karl- Heinz Theis in den vergangenen Jahren viel beschäftigt hat.

Wie sollte ein Collaboration-System beschaffen sein?

Als Spezialist für Lautsprechersysteme kam ML-Audio und Carbons GmbH über die Anfrage eines langjährigen Kunden auf die Idee, ein komplexes Medientechnik-Tool zu entwickeln. Damals ging es darum, ein Soundsystem unsichtbar in eine Medienstele zu integrieren, die als Konferenzsystem mit weiterer Medientechnik ausgestattet werden sollte. „Aber nicht nur das Thema Audio war zum damaligen Zeitpunkt im Fokus, sondern auch weitere Anforderungen, die sich durch die Erfahrungen im Rahmen eines Pilotprojekts bei einem Großkunden an ein solches Mediensystem ergeben hatten, so aber am Markt nicht verfügbar waren“, sagt Karl-Heinz Theis. „Bei diesem Pilotprojekt wurden die Anforderungskriterien an ein medientechnisches Collaboration System für moderne Arbeitswelten und Meetingräume, die durch die allgemeinen Trends der Digitalisierung vorgegeben sind, erarbeitet.

Circa 80% der Räume werden laut Ergebnis für interaktive Meetings mit vier bis zwölf Personen benötigt. Diese Räume sollten möglichst flexibel in kurzer Zeit und ohne bauliche Maßnahmen medientechnisch ausgerüstet oder umgestaltet werden können.“ Daraus wurden die Kriterien für die Idee eines neuen Collaboration-Systems formuliert: Gefordert war die Bildung einer modularen, mobilen und nachrüstbaren Einheit aufgrund medientechnischer Standardisierung mit intuitiver Bedienung, einem qualitativ hochwertigen Soundsystem, zeitlosen und an die Corporate Identity des Kunden anpassbaren Designs und einfachem Handling, beispielsweise bei Aufbau und Transport. Außerdem sollte die Fertigung in Serie als Qualitätsstandard dienen.

Features der Collaboration-App

• Intuitive Bedienung mit drei Basis- Layouts als Oberflächendesign
• Einfache Konfiguration für Sprachauswahl, Design, IT-Funktionen
• Direkter Zugriff auf alle Medieninhalte im Netzwerk oder auf internen Rechnern
• Single- und Multi-Fenster-Darstellung, zoombare Inhalte
• Einbindung von Live-Quellen
• Einbindung von Videokonferenzen
• Einbindung von BYOD-Endgeräten
• Öffnen von externen Anwendungen und Programmen, z. B. MS-Office
• Annotieren aller Inhalte
• Interaktives Whiteboard
• Speichern und Teilen von Meetingergebnissen

Commwall Plug&Play: Mobile All-in-one Collaboration-Lösung

Das Ergebnis dieser Idee heißt Commwall. Sie ist eine Neuentwicklung der ML-Audio und Carbons GmbH und erst seit Mitte 2018 auf dem Markt. Commwall gibt es prinzipiell in zwei Serienvarianten: Einerseits steht sie für z. B. AVSystemintegratoren und Medientechniker als Commwall- Karosserie mit Soundsystem zum Selbstausbau zur Verfügung. In dieser Version ist die Commwall individuell und herstellerunabhängig konfigurierbar, erfordert aber auch spezifisches technisches Know-how für die Installation und Integration. Commwall Plug&Play hingegen richtet sich an alle, die auf der Suche nach einer „schlüsselfertigen“ und dennoch flexiblen Collaboration-Lösung sind.

„Commwall Plug&Play bietet, mit allen Vorteilen eines Produktes mit CE-Konformität, Pre-Sales und After-Sales Support, maximale Sicherheit für alle Beteiligten vom Planer über den Integrator bis hin zum Anwender. Sie lässt dabei ausreichend Spielraum für individuelle Wünsche und projektspezifische Anforderungen“, sagt Karl-Heinz Theis. ML-Audio hat für diese Lösung Kooperationspartner mit ins Boot geholt: Sharp liefert die Displays, ProGraphics die Workstations und Immersion7 ist für die Collaboration- und Signage-Software smartPerform verantwortlich. Die Collaboration- App ist hier als zentrale Plattform eingebunden.

Beide Varianten der Commwall unterscheiden sich von anderen Lösungen vor allem durch ihre funktionale Kompaktheit und schlanke Formgebung, die in Farbe und Oberflächengestaltung an die Einrichtung von Meeting- und Konferenzräumen angepasst werden kann. Für eine hohe Sprachverständlichkeit und starken Sound sorgt das vollkommen unsichtbar integrierte, anspruchsvolle Soundsystem. Ein LED-Ambientelicht lässt sich außerdem zuschalten. Transport und Aufbau ist von einer Person durchführbar, wodurch sich die Commwall in jegliche Raumsituation einfügen lässt und sich durch ihre Handlichkeit auch zur Vermietung eignet. Firmen müssen also keinen Raum mehr für Konferenzen oder Meetings festlegen, sondern können damit auch eine spontane Nutzung innerhalb ihrer Geschäftsfläche gewährleisten. „Mit dem Einsatz eines ganzheitlichen Systems wie Commwall lässt sich komplexe Medientechnik standardisiert und intuitiv bedienen sowie schnell und ohne Aufwand per Plug&Play in unterschiedlichste Raumkonzepte integrieren“, ist Karl-Heinz Theis überzeugt.

Was kann die Collaboration-App?

Immersion7 hat auf Basis ihres Kreativwerkzeugs smart- Perform Pro die Anwendungsoberflächen für die Commwall Plug&Play-Serie konfiguriert. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Varianten: Commwall Plug&Play „Meet“ als interaktive Anwendung für Meetings und Konferenzen und Commwall Plug&Play „Signage“ als Informationssystem, um Inhalte wie Werbefilme, Produktbilder oder Präsentationen in Playlisten abspielen zu können. Solche sogenannten Digital-Signage-Anwendungen werden heutzutage als vernetztes System in öffentlichen Bereichen oder auf dem Firmencampus eingesetzt. „Der Betrachter erhält dabei eine beliebige Kombination aus Informationen, die er aber in der Regel nicht beeinflussen kann“, sagt Stefan Schönfeldt, zusammen mit Dr. Rainer Pollak Geschäftsführer von Immersion7. „Die Konfiguration solcher Anwendungsoberflächen ist aber nur ein kleiner Teil dessen, was unsere Software-Plattform leistet.“

In der Variante Commwall Plug&Play „Meet“ wird die smart- Perform Collaboration-App eingesetzt. Sie basiert auf der smartPerform Pro-Software-Plattform und ermöglicht Interaktionen und Funktionen, wie sie in Besprechungs- und Konferenzsituationen gefordert sind. „Hier decken wir alle gängigen Use Cases ab, die in Konferenzen quasi immer auftreten“, beschreibt Stefan Schönfeldt. „Die Collaboration-App vereint dabei Funktionen für Meeting, Präsentation und Collaboration in einer intuitiven Anwenderoberfläche. Wenn Kundenwünsche mit der aktuellen Version der Collaboration-App nicht abbildbar sind, ermöglicht ein Upgrade auf smartPerform Pro eine individuelle Anpassung. Das ist ein herausragendes Merkmal unserer Lösung.“

Vorteile der Plug-and-play-Lösung

„Den Bedarf an kompakten Meeting- und Collaboration- Lösungen gibt es schon lange“, so Stefan Schönfeldt. „Die Funktionsvielfalt der Commwall würde – als Einzelkomponenten installiert – einen erheblichen Aufwand an baulichen Maßnahmen benötigen. Das ist oft schwierig in angemieteten Gewerbeflächen. In einer modernen Arbeitsumgebung werden diese Technologien aber heute benötigt, und die Commwall bündelt das alles bei minimalem Integrationsaufwand und hochwertigem Design – eben Plug-and-play.“ Zudem setzt smartPerform in der Collaboration-App auf eine flexible Konfiguration. Bereits vorhandene Standards, Anwenderprogramme oder IT-Prozesse eines Unternehmens lassen sich integrieren und mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche verbinden. „Neben den Konzernen sind doch besonders kleinere und mittelständische Betriebe darauf angewiesen, dass sie schneller und innovativer sind als ihre Marktbegleiter. Die Commwall Plug&Play ist mit ihrem Design- und Technologie-Anspruch hier ganz weit vorne dabei“, ist Stefan Schönfeldt überzeugt.

Auch Anwender und Planer haben die Vorteile bereits überzeugt. Das Beratungs- und Planungsteam der HCD GmbH gestaltet seit über 20 Jahren offene Arbeitswelten im ganzheitlichen Zusammenspiel von Licht, Luft und Raum und setzt die Commwall selber ein. Geschäftsführer Michael Stüve berichtet von seinen Erfahrungen: „Als Planer und Gestalter wertschätzender, wirtschaftlicher und visionärer Arbeitswelten hat uns Commwall schnell überzeugt: Das System integriert sich gut in unsere Planungskonzepte für ganzheitliche, offene Arbeitswelten und ist aufgrund der Konnektivität mehr als eine Alternative zu klassischen Präsentationssystemen. Jede Bild- und Tonquelle lässt sich kinderleicht drahtlos verbinden, die integrierte, hochwertige Kamera macht Commwall zu einem perfekten Collaboration-Werkzeug. Commwall punktet auch dadurch, dass es transportabel ist. Wir selbst nutzen die Lösung gerne in Workshops, in vielen Online-Meetings und Videokonferenzen. Außerdem begeistert uns immer wieder die hohe Soundqualität, die Commwall mit dem unsichtbar integrierten High-Performance Soundsystem bietet.“

Web-Links

• ML-Audio und Carbons GmbH: www.mlaudio.de, www.commwall.de
• Immersion7 GmbH: www.smartperform.de
• HCD Human CallCenter Design Planungsges. mbH: www.hcd-gmbh.de
• Sharp: www.sharp.de
• ProGraphics: www.prographics24.de

Autorin: Andrea Mende