Wie die Möblierung den Erfolg einer Videokonferenz beeinflussen kann

Mit der richtigen Raumausstattung zur optimalen Videokonferenz

von Redaktion, 27. Juni 2018

Videokonferenzen sind aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, schließlich ermöglichen sie Echtzeitkommunikation zu geringen Kosten. Doch nicht alleine die technischen Systeme entscheiden über die Qualität einer Videokonferenz. Ebenso wichtig ist das richtige Mobiliar. KommunikationsRaum. erklärt, welche Faktoren dabei eine Rolle spielen.

Der persönliche Austausch zwischen Kunden und Unternehmen ist im Geschäftsleben nach wie vor ein wichtiger Erfolgsfaktor. Auch standortübergreifende Teambesprechungen sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Doch Zeit ist Geld – und heute mehr denn je eine knappe Ressource. Zudem erschweren dezentrale Organisationsstrukturen vielerorts den unmittelbaren internen Kontakt. Hier entfalten Videokonferenzlösungen (VC) ihren großen Nutzen: Durch ihren Einsatz reduzieren sich die Ausgaben für Reisen deutlich. Ganz abgesehen von der Zeit, die Mitarbeiter durch den Wegfall von Geschäftsreisen sparen und die sie für ihre Projekte nutzen können.

„Viele Unternehmen – auch kleine und mittelständische – entdecken daher zunehmend den Mehrwert von Videokonferenzen. Vor allem, weil diese Form der Kommunikation im Privatbereich durch die technischen Möglichkeiten moderner Smartphones bereits etabliert ist“, sagt Peter Möller, geschäftsführender Gesellschafter der Holzmedia GmbH.

Sicht und Funktion sind wichtig

Bei der Investition in entsprechende Lösungen sollten Unternehmen allerdings neben der medientechnischen Ausstattung und der Videokonferenztechnik auch weitere Aspekte im Blick haben. Denn große Displays, Lautsprecher und Kameras sind gegebenenfalls nur die halbe Miete. Geht es um bestmögliche Sicht und eine gute Sichtbarkeit der Teilnehmer, spielt die Einrichtung des Konferenzraumes ebenso eine wichtige Rolle. Funktionale Medienmöbel und Konferenztische schaffen hier einen guten Rahmen. „Vor 15 Jahren reichte es aus, eine Steckdose im Tisch zu haben, heute stecken Konferenzräume voller Technik“, so Möller. Dementsprechend werde das Thema zunehmend komplexer und anspruchsvoller. „(Video-)Konferenzräume sind außerdem wichtige Visitenkarten eines Unternehmens. Das Mobiliar sollte deshalb unbedingt auch repräsentativ sein“, betont Möller.

Die Auswahl an entsprechenden Produkten ist vielfältig. Welche medientechnische Möblierung die richtige ist, hängt neben der geplanten Nutzung vor allem von der Größe und Form des Raumes ab. „Individuelle Lösungen haben deutliche Vorteile. Denn mit ihnen lassen sich Anforderungen und Voraussetzungen optimal abbilden“, so der Holzmedia-Chef. Erster Schritt dahin: eine Bedarfsanalyse. Sie sollte am Anfang eines jeden Projekts stehen. Für wie viele Personen ist der Raum geplant? Soll er ausschließlich für Videokonferenzen oder auch für Besprechungen vor Ort genutzt werden? Welche Medientechnik soll zum Einsatz kommen? „Diese und etliche weitere Fragen wollen bei der Bedarfsanalyse geklärt sein“, verweist Experte Peter Möller. Anhand der Ergebnisse fällt dann der nächste Schritt – die Wahl des Konferenztisches und des Medienmöbels – wesentlich leichter.

Faktoren für die Wahl von Medienmöbeln

Sinnvolle Medienmöbel lassen die Integration der Technik zu, ohne sie in ihrer Funktion zu beeinträchtigen. Im besten Fall unterstützen sie die Funktion und machen die technischen Geräte vollständig unsichtbar. Wichtig dafür ist ausreichend Stauraum, der gut belüftet sein sollte, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Hinzu kommt: Je durchdachter das Möbelkonzept und je flexibler sich das Produkt anpassen lässt, umso besser. Möller: „Unterschiedlich große Displays, verschiedene Kamerapositionen – all das sollte kein Problem sein.“ Darüber hinaus ist eine einfache Montage der technischen Geräte sowie deren Revisionierbarkeit wichtig, damit sie sich möglichst einfach austauschen und auch warten lassen. „Holzmedia-Medienmöbel gibt es grundsätzliche in zwei Kategorien: für die Wandmontage und für den mobilen Einsatz“, erklärt Peter Möller. Welche Form besser geeignet ist, hängt wieder von den individuellen Gegebenheiten im Raum ab und sollte sich aus der Bedarfsanalyse ergeben. Bei der mobilen Ausführung rät der Experte, unbedingt auch auf die Rückseite zu achten. „Nur mit einer Sichtrückwand, die bei unseren Elements-Möbeln serienmäßig ist, lassen sich die Stelen völlig frei positionieren – und zwar auch vor Glaswänden und Fensterflächen“, verdeutlicht er.

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Im Zuge der Digitalisierung sind die Ansprüche an hochwertige Medienmöbel noch gestiegen. Denn Displays ermöglichen heute auch interaktives Arbeiten. „Hier kommen Aspekte wie Ergonomie und Höhenverstellbarkeit ins Spiel“, erklärt der Holzmedia-Chef. So sollten sich entsprechende Produkte mühelos auf Menschen unterschiedlicher Größe einstellen lassen, gleichzeitig reduziert ausreichend Bewegungsfreiheit vor dem Display Stolperfallen. Farblich gebe es für Medienmöbel von Holzmedia keine Einschränkungen. In der Regel seien entsprechende Stelen in Schwarz oder Weiß erhältlich, individuell angepasste Produkte aber auch in nahezu jeder anderen Farbe – „so wie es am besten zur jeweiligen Raumsituation passt“, erläutert Möller.

Videokonferenzraum — Hölzer wie Eiche, Ahorn und Esche können auch in Videokonferenzräumen zum Einsatz kommen. (Bild: Jörg Küster)

Medienmöbel-Materialien – eine Frage des Anspruchs

Konferenzräume verfügen in der Regel selten über optimale Lichtverhältnisse und perfekte Grundrisse. Bauliche Veränderungen sind aber nicht nur kostenintensiv, sondern stehen zudem häufig nicht zur Diskussion. Mit speziellen Möbeln lassen sich diese Mankos jedoch ausgleichen. „Dabei spielt es erst mal keine Rolle, aus welchem Grundmaterial die Produkte sind“, verweist Fachmann Peter Möller. Wichtiger sei, dass die Möbel die Funktion der Technik unterstützen. Ein Beispiel: Bietet eine Medienstelle keine optimale Position für die Kamera, ist es völlig egal, wie hochwertig diese ist. „Die Qualität der Videokonferenz wird in jedem Fall leiden“, so Möller.

Ausstattung eines Videokonferenzraumes am Stammsitz der Krones AG mit einer Holzmedia Elements Medienstele sowie einer WhitePlex-Tischvariante (Bild: Jörg Küster)

Die Entscheidung für Metall- oder Holzmöbel hängt für ihn dagegen davon ab, welche Ansprüche der Kunde an Optik und Ausstrahlung stellt. Metalllösungen sind robust und in der Regel kostengünstiger. „Sie lassen sich jedoch weniger individualisieren als Holzlösungen“, erklärt der Holzmedia- Experte. Konferenzraummöbel aus Holz empfiehlt er zudem für repräsentative Lösungen, die neben ihrer Funktion noch eine deutlich wertigere Ausstrahlung haben sollen.

Farbe und Oberflächen von Konferenztischen sind entscheidend

Während Farbigkeit und Oberflächenbeschaffenheit bei Medienmöbeln eher eine Frage der individuellen Raumgestaltung oder der Corporate Identities sind, haben diese Faktoren bei Konferenz- und Meetingtischen hingegen einen entscheidenden Einfluss auf die Qualität von Videokonferenzen. „Für Besprechungen vor Ort ist es funktional egal, wie die Tischoberfläche beschaffen ist. Für virtuelle Meetings muss sie jedoch hell, spiegel- und blendfrei sowie matt sein“, weiß Fachmann Peter Möller. Dunkle Materialien hingegen schlucken Licht und sollten deshalb vermieden werden. Geeignet sind aus seiner Sicht bestimmte Hölzer wie Eiche, Ahorn und Esche – oder eine Schichtstoffbeschichtung in Weiß. „Die besten Ergebnisse lassen sich allerdings mit unserem WhitePlex erzielen“, erklärt Möller. Das ist eine 15 mm dicke Kunstharzschicht, durch die sich die Qualität einer Videokonferenz erheblich verbessern soll. Denn die fein strukturierte, matte und spiegelfreie Oberfläche des gegossenen Kunstharzes erhöht den diffusen Lichtanteil im Raum. Möller: „Das klappt selbst dann, wenn die Beleuchtung nicht perfekt ist.“ Dank White- Plex würden die Gesichter der Konferenzteilnehmer optimal ausgeleuchtet, so dass deren Präsenz im Meeting steigt. Weitere Anforderungen an die Funktionalität von Konferenztischen sind komfortable Beinfreiheit sowie eine versteckte und revisonierbare Kabelführung. Frei positionierbare Datenanschlussfelder und Kabeldurchlässe sichern zudem die Stromversorgung und ermöglichen eine flexible Anbindung notwendiger Endgeräte.

Welche Form für welchen Raum?

In der Regel stehen in Konferenzräumen Tische in der klassischen Rechteck- oder der geschwungen Bootsform mit abgerundeten Ecken. Es gibt aber auch eine Vielzahl anderer Varianten. Doch welche Form eignet sich wofür? „In einer Videokonferenz sollten die Teilnehmer von der Kamera optimal erfasst werden sowie einen freien Blick auf die Displays haben“, sagt Möller. Daher richtet sich die Tischform nach der Raumsituation und dem zukünftigen Abstand zwischen Kamera und Teilnehmern. „Der Kamerawinkel beträgt in der Regel 72 Grad“, erklärt der Experte. Entsprechend eignen sich trapezförmige Tische für längliche Räume, während die Wankelform eher in quadratische Grundrisse passe. „Für Videokonferenzräume mit einem Doppeldisplay ist dagegen die V-Form optimal.“ Ähnliches gilt übrigens auch für die Tischformen, wenn es um eine gute Sichtbarkeit von Präsentationen für alle Teilnehmer geht.