Meetings als Schwarze Löcher: Alle gehen rein, nichts kommt raus?

Eine Umfrage des Online-Workspace Miro zu Meetings zeigt: Unter der Flut an Sitzungen leidet die Produktivität, die Mitarbeiter sind frustriert und beschäftigen sich währenddessen mit allerhand kuriosen Tätigkeiten – nur nicht mit der eigentlichen Arbeit. Mehr als die Hälfte der Befragten in Deutschland (54 Prozent) gibt an, aufgrund zu vieler Meetings kaum dazu zu kommen, die eigentliche Arbeit zu erledigen. Fast zwei Drittel (74 Prozent) kennen Tage mit endlosen Meetings ohne Pausen. Das wirkt sich auf die mentale Gesundheit aus: Fast genauso viele (71 Prozent) haben sich aufgrund der Meeting-Flut schon einmal ausgebrannt gefühlt.

Ein Umstand, der damit zusammenhängen könnte, dass eine deutliche Mehrheit (79 Prozent) auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten und fast zwei Drittel (65 Prozent) auch gelegentlich während des Urlaubs an Meetings teilnehmen. Bei deutschen Wissensarbeitern scheint außerdem FOMO („Fear of missing out”) ein Problem zu sein: Knapp drei Viertel (74 Prozent) der Befragten klinken sich in Meetings ein, auch wenn sie nur als „optionaler” Teilnehmer eingeladen sind – so viele wie in keinem anderen der befragten Länder.

Dabei sehen die meisten Befragten Meetings grundsätzlich den Wert von Meetings. Fast zwei Drittel (65 Prozent) sind überzeugt, dass Meetings wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind und dabei helfen, Kontakte zu anderen Teams oder Kollegen zu pflegen (54 Prozent). Außerdem glaubt immerhin fast die Hälfte, dass sich Meetings positiv auf die eigene berufliche Entwicklung auswirken (42 Prozent) und eine Möglichkeit sind, Beziehungen zu Führungskräften aufzubauen (47 Prozent).

Mangelhafte Meeting-Kultur

Gleichzeitig gelingt es vielen deutschen Unternehmen offenbar nicht, eine inklusive Meeting-Kultur zu schaffen. Stattdessen nutzen vor allem extrovertierte Kollegen die Meeting-Bühne: Über zwei Drittel (67 Prozent) von ihnen fühlen sich wohl damit, Ideen in der Gruppe zu teilen, und etwa genauso viele (69 Prozent) sind zufrieden mit der allgemeinen Beteiligung in ihren Meetings. Unter Introvertierten teilt hingegen nicht mal jeder Dritte (31 Prozent) seine Ideen gerne vor allen, und weniger als die Hälfte der Introvertierten (43 Prozent) ist zufrieden mit dem Niveau der Inklusion. In Folge bleiben viele gute Ideen ungehört und die Frustration im Team steigt.

Warum veranstalten Teams und deren Führungskräfte so viele Meetings? Laut Einschätzung der Miro-Experten haben viele Unternehmen nach wie vor Probleme damit, Remote- und Präsenzarbeit strategisch zu koordinieren, der Abstimmungsbedarf sei in vielen Teams nach wie vor hoch. Immer mehr Organisationen ordern ihre Mitarbeiter deshalb zurück in die Büros, laut der Umfrage arbeitet mittlerweile fast die Hälfte der Befragten wieder Vollzeit dort (47 Prozent), der Rest weiterhin Remote oder in hybriden Modellen.

Multi-Tasking während der Meetings

Ob mehr Meetings die richtige Antwort darauf sind und in einer besseren Zusammenarbeit resultieren, ist laut Miro fraglich. Selten geht es den Teilnehmern darum, sich wirklich auf die Inhalte der Meetings zu konzentrieren: Mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Befragten verbringt ihre Zeit nämlich stattdessen damit, E-Mails zu beantworten, mehr als jeder Vierte (28 Prozent) arbeitet gleich direkt an anderen Projekten und ein gutes Drittel (34 Prozent) surft im Netz oder liest Online-Nachrichten. Immerhin ein Viertel (26 Prozent) nutzt die Zeit für Interaktionen mit Kollegen – und zwar für Gossip und Lästereien untereinander im privaten Chat.

Produktiv ist so mancher dennoch: Jeder Zehnte erledigt während der Online-Meetings nebenbei Haushaltsaufgaben wie Kochen, Abwasch oder Wäsche, elf Prozent nutzen die Zeit für ein sportliches Workout oder gehen spazieren. Und sieben Prozent sind von den endlosen Diskussionen sogar so genervt, dass sie sich die Meeting-Zeit gleich mit der Suche nach einem anderen Job vertreiben.

„Jedes Team hat ein ganz individuelles Setup aus introvertierten und extrovertierten Mitarbeitern, Kollegen im Home-Office oder Teilzeit-Kräften im Büro. Deshalb gibt es für eine gesunde Meeting-Kultur keine Pauschallösung”, erklärt Christine Vonhof, Head of Customer Success DACH bei Miro. „Fakt ist: Wenn Abstimmungsbedarf und Meetingfrequenz zu hoch werden, geht das auf Kosten der Motivation und Produktivität jedes Einzelnen. Das können sich Unternehmen in der aktuellen Wirtschaftslage eigentlich nicht leisten. Deshalb sollten Führungskräfte ihre Meeting-Kultur so gestalten, dass sie inklusiver, effizienter und auf die individuellen Bedürfnisse ihres Teams zugeschnitten sind, um die Zusammenarbeit und Innovationskraft ihrer Teams optimal zu unterstützen.”

Die Umfrage wurde von Miro in Kooperation mit SG Analytics im Zeitraum von April bis Mai 2024 durchgeführt. Befragt wurden insgesamt 4.073 Wissensarbeiter (vollzeitbeschäftigt) aus Deutschland (1.015), Japan (1.021), Großbritannien (1.016) und den USA (1.016).